A través de la inteligencia artificial y la tecnología se pueden digitalizar los documentos para acompañar a las empresas desde su transformación digital a estar un paso cada vez más cerca de las tendencias del mercado. Te contamos más de sus beneficios y qué eficiencias genera para tu empresa.
¿Te has preguntado cómo encontrar información específica con un flujo de documentos que has guardado por años?, ¿cómo optimizar el tiempo de búsqueda de la información análoga?, o ¿cómo generar mayores eficiencias cuando se trata de documentos físicos?
Precisamente para esto es ideal digitalizar los documentos. Este es un proceso que transforma de forma análoga a digital un papel, con el fin de optimizar tiempo y recursos en el manejo de la información como principal activo de las empresas. Además de mejorar el acceso a búsquedas más ágiles y eficientes.
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¿Cómo la gestión documental acompaña la transformación tecnológica de la compañía?
- Mejora las eficiencias de tiempo y recursos al tener un mayor control de los datos y la información.
- Optimiza los flujos de trabajo al digitalizar los documentos, identificando cuáles son los que realmente van a generarle valor a la organización.
- Genera eficacia al encontrar la información que se requiera, en cualquier momento.
- Genera transparencia y facilidad para darle trazabilidad a la información y para que no se pierdan datos que sean relevantes para la compañía.
- Disminuye temas asociados con la corrupción en el manejo de los documentos.
- Desde el entorno digital optimiza los tiempos y la experiencia de usuario de los clientes de las empresas. Ahora, a un solo clic, estos pueden gestionar sus solicitudes y descargar documentos en línea de forma rápida.
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En Cadena la información en conocimiento para generarle a las empresas mayor eficiencia en sus procesos de transformación tecnológica.
¿Por dónde iniciar?
- Clasificación documental en múltiples formatos: a partir de un análisis de diferentes formatos automáticos clasificas, organizas y filtras según tus necesidades.
- Segmentación y extracción de la información obtenida: a través de inteligencia artificial puedes crear tablas de datos automáticas que te permitan generar mayor eficiencia en búsquedas de información, además, de visualizar en alta calidad una imagen.
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- Métodos de binarización documental: con visión artificial se puede optimizar tiempo para hacer un procesamiento de datos inteligente. Por ejemplo, si tienes preguntas de exámenes o formularios, reduces costos, tiempos y mejora en la percepción de un servicio frente al usuario final, pues si antes te demorabas semanas o meses en entregar resultados, la gestión documental te permite entregarlos en 24 horas.
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“Con la tecnología, en específico, la visión artificial, buscamos acompañar a las empresas en su transformación tecnológica. La gestión documental es uno de esos pasos para beneficiar los procesos de operación y logística de las compañías. Con ella, se pueden reducir tiempos de procesamientos y costos para tener un mayor control de los flujos de trabajo a través de los datos”, expresa Juan Camilo Sánchez, Coordinador comercial de la línea gestión documental de Cadena.
Fuente: Juan Camilo Sánchez, Coordinador comercial de la línea gestión documental de Cadena.
Preguntas relacionadas
- Permite reducir el tiempo al encontrar información de forma rápida por categorías.
- Ayuda a eliminar duplicados de datos y a filtrar información que realmente le genere valor a la organización.
- Simplifica y unifica procesos dentro de una empresa de cara al usuario final.
Escanear un documento no es digitalizarlo. Escanearlo, significa que le estás tomando una foto, pero digitalizarlo es un proceso que va mucho más allá porque se aprovechan las tecnologías como la inteligencia artificial y el big data, para procesar la información, filtrarla y organizar estructuras informáticas que hagan más fácil los trabajos que son más operativos y le den solución a los desafíos de la transformación digital.
