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Correos directos: una solución personalizada que conecta a tu marca con el corazón de tus clientes

¿Sabías que recibimos 6.000 impactos publicitarios al día, uno por cada 10 segundos, pero nuestra mente solo logra retener como máximo 18?

Nos han dicho que los canales digitales para distribuir la información son los mejores, porque pueden llegar a más personas y con mucha información. Pero si nos detenemos un momento y reflexionamos sobre la cantidad de datos e información que todo el día “inundan” los correos electrónicos, las redes sociales y los mensajes de texto, nos damos cuenta que estamos en altos niveles de infoxicación, es decir exceso de información masificada.

Eso último quiere decir que tanta información termina por abrumar, aburrir o desinteresar a los usuarios del ecosistema digital y por eso es común que esas comunicaciones que, creemos, están siendo efectivas y masivas, realmente se quedan viviendo eternamente en las bandejas de entrada o son trasladadas inmediatamente a la papelera.

Por eso, pensando en la emoción, en la personalización y una huella memorable de las marcas con sus audiencias, revivimos de nuevo lo análogo y tangible con los envíos físicos de información, con un “refresh” que genere recordación, identificación y cercanía más allá de la pantalla: los correos directos.

¿Cuándo fue la última vez que una activación de marca llegó a la puerta de tu casa? Imagina un marketing que no solo se ve, sino que también se siente. Los correos directos son una solución personalizada y a la medida de las comunicaciones, porque marca un diferencial en medio de tanta saturación digital, donde la información corre el riesgo de perder relevancia.

Recuadro: La ley 2300 de 2023 conocida como “Dejen de fregar” reglamenta que las entidades solo podrán contactar a los usuarios por una vía y máximo dos veces, cada semana, de lunes a viernes.

La ley 2300 de 2023 conocida como “Dejen de fregar” reglamenta que las entidades solo podrán contactar a los usuarios por una vía y máximo dos veces, cada semana, de lunes a viernes.

 

¿Sabías que recibimos 6.000 impactos publicitarios al día, uno por cada 10 segundos, pero nuestra mente solo logra retener como máximo 18?

Nos han dicho que los canales digitales para distribuir la información son los mejores, porque pueden llegar a más personas y con mucha información. Pero si nos detenemos un momento y reflexionamos sobre la cantidad de datos e información que todo el día “inundan” los correos electrónicos, las redes sociales y los mensajes de texto, nos damos cuenta que estamos en altos niveles de infoxicación, es decir exceso de información masificada.

Eso último quiere decir que tanta información termina por abrumar, aburrir o desinteresar a los usuarios del ecosistema digital y por eso es común que esas comunicaciones que, creemos, están siendo efectivas y masivas, realmente se quedan viviendo eternamente en las bandejas de entrada o son trasladadas inmediatamente a la papelera.

Por eso, pensando en la emoción, en la personalización y una huella memorable de las marcas con sus audiencias, revivimos de nuevo lo análogo y tangible con los envíos físicos de información, con un “refresh” que genere recordación, identificación y cercanía más allá de la pantalla: los correos directos.

¿Cuándo fue la última vez que una activación de marca llegó a la puerta de tu casa? Imagina un marketing que no solo se ve, sino que también se siente. Los correos directos son una solución personalizada y a la medida de las comunicaciones, porque marca un diferencial en medio de tanta saturación digital, donde la información corre el riesgo de perder relevancia.

Recuadro: La ley 2300 de 2023 conocida como “Dejen de fregar” reglamenta que las entidades solo podrán contactar a los usuarios por una vía y máximo dos veces, cada semana, de lunes a viernes.

Los beneficios de una estrategia de correos directos para tu marca son:

  • Aumento de ventas o de oportunidades de recompra.
  • Generación de experiencia de marca memorable.
  • Mayor porcentaje de conversión, según la necesidad.
  • Ganancia relacional entre la marca y su cliente o cliente potencial.
  • Incremento de recordación, identificación, perdurabilidad y fidelización.

Cabe resaltar que el universo de los correos directos no se queda en lo análogo, pues el primer contacto es físico, pero esta comunicación tangible cuenta con un detonador (como un QR u otro desarrollo digital) que conecta a las personas con un ecosistema digital y multicanal.

Por ejemplo, una publicidad de productos y bonos de productos que se adaptan a tu estilo de vida, que cuente con un QR que, al ser escaneado, descargue la aplicación de compra y active un bono de descuento en la primera compra.

Be phygital by Cadena es una solución de comunicaciones tangibles que permite sentir, conectar y convertir. Exploremos nuevas dimensiones en tu estrategia de marketing. Conoce más de esta solución de Cadena y envía una experiencia a tus clientes.

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Actualízate en el Ecosistema de Facturación Electrónica

La normativa de la facturación electrónica se ha ido actualizando de acuerdo a las necesidades de control, modernización y fiscalización de la DIAN. Acá te contamos cuáles son las modificaciones que debes tener en cuenta.

Desde hace más de 6 años las empresas están obligadas a facturar electrónicamente, por la normatividad que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha expedido en esa materia.

Las facturas electrónicas son la evolución de la facturación tradicional y el soporte legal de cada una de las transacciones de bienes y servicios. Con esta implementación, al contar con validación previa de la DIAN, se facilita el control en la evasión de impuestos en el país.

Te puede interesar: Evita sanciones por facturación electrónica

En un principio, las empresas solo debían cumplir con la emisión de facturas electrónicas. Sin embargo, la DIAN ha ido desarrollando todo un ecosistema que hoy incluye:

  • Emisión y recepción de facturas.
  • Nómina electrónica.
  • Documento soporte.
  • Eventos título valor y RADIAN.
  • POS electrónico.
  • Documento equivalente.

Tanto el POS electrónico, como el Documento Equivalente son las obligaciones más recientemente expedidas por el ente regulatorio, con fecha de implementación en este 2024.

El 31 de enero de 2024, a través de la resolución 08, la DIAN modificó el artículo 62 de la resolución 000165 del 2023, donde amplió las fechas para que las empresas y personas cumplan con estos cambios del sistema de facturación electrónica, bajo el anexo 1.9.

También entró en vigencia la norma de POS sin límites de UVT y documento equivalente.

Te puede interesar: ¿Sobrevivir a la tecnología o vivir con ella como aliada

Las fechas que debe anotar

Los obligados a facturar electrónicamente debieron adoptar la versión 1.9 del anexo técnico desde el pasado 1 de mayo de 2024.

La factura electrónica POS: comenzó su calendario de obligatoriedad en mayo de 2024, cerrando con los No obligados a declarar el impuesto sobre las rentas, que ya emiten facturas en sus puntos de venta desde el 1 de julio

También está próxima a entrar en vigencia la normatividad respecto a los documentos equivalentes, donde se incluyen otros documentos que hoy se expiden pero que a partir de agosto serán electrónicos y tendrán que contar con validación de la DIAN antes de ser entregado al usuario final.

Estos son:

  • Servicios públicos domiciliarios, Tiquete de transporte de pasajeros y extractos : 1 de agosto
  • Tiquete de transporte aéreo de pasajeros, juegos de azar y juegos localizados: 1 de septiembre
  • Peajes, bolsa agropecuaria y operaciones en bolsa de valores: 1 de octubre
  • Boleta de ingreso a espectáculos, boletas de cine: 1 de noviembre

Somos sus mejores aliados

Con Cadena, como proveedor tecnológico avalado por la DIAN, las empresas encuentran en una solución integrada y centralizada que brinda la facilidad de generar todos los documentos electrónicos a los que estén obligadas. Eso, con la tranquilidad de estar cumpliendo la normatividad en materia tributaria y fiscal.

 

Federico Giraldo, Gerente comercial en Cadena.

“Nosotros le estamos apostando fuertemente a ser un proveedor integral de la solución. Hoy trabajamos con más de 230.000 clientes que emiten sus facturas a través de nosotros. Somos líderes en el mundo del retail, a través de nuestra solución de POS bajo factura electrónica; un modelo de operación pensado, enfocado y trabajado con los grandes retail del país”.

En cuanto a los documentos equivalentes, son los que se utilizan cuando no se está obligado a generar una factura de venta, pero sí se requiere respaldar cada transacción que está sujeta a impuestos. Este año, estos documentos tendrán que emitirse de forma electrónica, tal como explicamos en párrafos anteriores.

Federico Giraldo, Gerente comercial en Cadena

“Aunque los servicios públicos todavía no están obligados, estamos trabajando con las empresas más grandes de este sector, que ya son clientes de nosotros. Les ofrecemos de manera integrada el flujo del documento equivalente electrónico y, al mismo tiempo, el modelo de comunicaciones con sus usuarios, que incluye interacciones multicanal, mensajes de texto, comunicaciones directas, impresión de los documentos y entre otros. Convirtiendo a la factura en un canal de comunicación directo y efectivo”.

Continúa leyendo: Documento equivalente para el sector de servicios públicos

Es importante destacar que, para implementar estas nuevas disposiciones del Ecosistema de Facturación Electrónica, las empresas deben contar con un proveedor tecnológico que además de estar autorizado por la DIAN, cuente con la tecnología y la capacidad para facilitar las transacciones electrónicas, sin intermitencias y con confiabilidad que asegure sus operaciones en tiempo real.

En Cadena sumamos 15 años ofreciendo el servicio de Facturación Electrónica a las empresas del país, con confiabilidad, transparencia y liderazgo como proveedor tecnológico de 230.000 empresas y 100 millones de documentos electrónicos transmitidos al mes.

Es un documento digital que tiene la misma validez que la factura tradicional de papel, pero que se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva en un respaldo digital.

Esto, genera ventajas en la vigilancia, trazabilidad y soporte para las transacciones de venta de bienes y servicios sujetas a declaración tributaria.

  • Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
  • Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios, con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
  • Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.
  • Personas naturales (diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos) con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero con más de un establecimiento de comercio o con explotación de intangibles o que sean usuarios aduaneros o que tengan consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
  • Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST.

Es un documento usado como soporte de venta de un bien o servicio, que es el equivalente a una factura de venta.

Un ejemplo sería:

  • Boleto de ingreso al cine.
  • Tiquetes de avión.
  • El documento de cobro de peajes.
  • Documento de servicios públicos domiciliarios.
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¡Sin estrés! Comienza a implementar el documento equivalente

En Colombia existen 13 documentos equivalentes a la factura de venta que facilitan la fiscalización y control legal de las ventas de los sujetos que no están obligados a facturar. Estos, a partir del 1 de agosto de 2024 deberán comenzar a implementar esta documentación en formato electrónico y con validación de la DIAN. Así puedes facilitar este proceso en tu empresa:

La DIAN como ente nacional vigilante de la recaudación de impuestos y aduanas, ha avanzado hacia soluciones digitales que facilitan un control más transparente que sume a la fiscalización, trazabilidad y vigilancia.

Para eso, sigue avanzando dentro del ecosistema de facturación electrónica en el que se contemplan procesos como:  la emisión y recepción de la factura electrónica, la nómina electrónica, los documentos soporte, los títulos valor, RADIAN, entre otros.

Ahora, bajo la resolución 0165 de noviembre de 2023 y su actualización 013 de 2024, se regula también la implementación electrónica de los documentos equivalentes que deberán estar en productivo y en cumplimiento a partir del 1 de agosto, según el sector.

¿Qué son los documentos equivalentes?

Son el respaldo de una venta de un bien o servicio por parte de un sujeto que no está obligado a facturar en la normativa colombiana, pero que sí genera egresos e ingresos a razón de un negocio específico. Un ejemplo es el punto de venta que genera colilla POS, la venta de boletería para cine o espectáculos de entretenimiento y los tiquetes de transporte aéreo y terrestre (a excepción del público urbano y metropolitano como el Metro de Medellín o el Transmilenio de Bogotá).

También generan documentos equivalentes a la factura de venta: los peajes, las empresas de servicios públicos domiciliarios, los juegos de azar y la bolsa de valores o agropecuaria.

Su estructura cuenta con requisitos comunes como:

  • Apellidos, nombres o razón social.
  • NIT (Número de identificación tributaria).
  • Los impuestos que corresponda como el IVA, Impoconsumo o Impuesto saludable.
  • Numeración consecutiva, que en el caso POS debe ser bajo resolución autorizada de la DIAN.
  • Calidad del agente retenedor.
  • Fecha y hora de generación y expedición.
  • Nombre – razón social y NIT del fabricante del software.
  • CUDE (Código único ante la DIAN del documento equivalente).
  • QR y firma digital del emisor.

¿Tienes dudas? Estas son algunos mitos y verdades

  1. “Documento equivalente y documento soporte son lo mismo”. 
    Esto es un mito, porque el documento soporte que ya está en productivo, es el que el adquirente genera y soporta ante la DIAN las compras que realiza a sujetos que no expiden factura, ni documento equivalente.
  2. “El documento equivalente no se valida por la DIAN”.
    Mito. Incluso para poder ser expedido (es decir, entregado al cliente de tu empresa) debe ser validado y aprobado previamente por la entidad. El software está diseñado para tardar entre 5 y 22 segundos en este proceso.
  3. “Si viajo en avión deben darme un documento equivalente, pero si voy en transporte terrestre público urbano o metropolitano no”.
    Verdad. Los billetes de transporte deben ser documentos equivalentes, pero existe una excepción de los públicos masivos urbanos, como el Metro de Medellín, el Transmilenio de Bogotá, o similares en otras ciudades.
  4. “Al igual que la factura electrónica, el documento equivalente debe contemplar todos los impuestos que apliquen en la venta”.
    Verdad. Los más recientes implementados en la reforma tributaria deben estar como ítem en el documento.

Un proveedor tecnológico 

Confiabilidad, automatización, capacidad de procesamiento y tecnología,  son los atributos que puedes encontrar en Cadena como tu aliado estratégico para la implementación del documento equivalente electrónico. 

Recuerde que el 1 de agosto de 2024 ya debe estar generando un documento equivalente a factura de venta, cumpliendo con todos los requisitos estipulados en la resolución.

Contamos con más de 15 años de experiencia en la generación de los documentos electrónicos, para las empresas, 230 mil compañías confían en nuestra solución.

Preguntas relacionadas

Industrias

Fecha final para la implementación del Documento Equivalente Electrónico

Servicios públicos domiciliarios, tiquetes de transportes de pasajeros y extractos.

1 de agosto de 2024.

Tiquetes de transporte aéreo de pasajeros, juegos de suerte y azar y juegos localizados.

1 de septiembre de 2024.

Peajes, operaciones de la bolsa de valores, bolsa agropecuaria y otros commodities.

1 de octubre de 2024.

Ingresos a espectáculos y cine.

1 de noviembre de 2024.

Es un documento usado como soporte de venta de un bien o servicio, que es el equivalente a una factura de venta.

Un ejemplo sería:

  • Boleto de ingreso al cine.
  • Tiquetes de avión.
  • El documento de cobro de peajes.
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Operaciones

10 tendencias de transformación digital

En Cadena somos aliados de las empresas IMPARABLES, por eso, apoyamos su transformación digital para que sean más competitivas en entornos tan cambiantes como los actuales.

Aquí te presentamos las 10 tendencias que van con mayor relevancia actualmente y que debes tener en cuenta para incorporar en la estrategia de transformación digital de tu compañía:

1. Inteligencia artificial adaptativa

Los sistemas de IA basados en un método de aprendizaje adaptativo emplean unenfoque flexible y continuamente enriquecido, lo que permite monitorear y aprender de los cambios que se producen, mientras se continúa trabajando en predicciones más antiguas, manteniendo los procesos actualizados en tiempo real.

2. Metaverso

Un ecosistema que integra diferentes mundos virtuales que ofrecen una experiencia inmersiva a los usuarios y donde se pueden realizar diferentes actividades cotidianas. Hacia allá es donde deben ir todas las empresas, ya sea que cuenten con tecnología blockchain o no.

3. Superaplicaciones

Son la evolución natural del mercado digital de aplicaciones, donde el usuario tiene todos los servicios que necesita en un solo lugar, suprimiendo la necesidad de descargar otras aplicaciones y familiarizarse con sus dinámicas de uso. Un ejemplo de esto es Rappi, donde se reúnen diferentes tipos servicios como finanzas, ocio, alimentación, belleza y bienestar, entre otros.

4. Tecnología sostenible

La tecnología es un aliado para el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) establecidos dentro de la Agenda 2030, con soluciones como la construcción de ciudades inteligentes para generar energía limpia y asequible, y la creación de centros de datos y sistemas de alimentación eléctrica ecológicos, entre otras propuestas tecnológicas que ayudan a minimizar el impacto ambiental.

5. Realización del valor inalámbrico

Son las múltiples formas en que las tecnologías inalámbricas de próxima generación brindan servicios nuevos y reducen costos de capital, mejorando las capacidades básicas de comunicación inalámbrica e incorporando otras nuevas que sirven como base para la innovación tecnológica.

6. Nubes industriales adaptativa

Hace referencia a los sistemas o servicios en la nube diseñados para servir a un proceso industrial determinado, como la fabricación de fármacos, mediante la creación de una red de colaboración fluida y centrada en los datos.

7. Sistema inmunológico digital

Su objetivo es detectar un nuevo virus, prácticamente en el mismo momento en que este se introduce en el sistema informático de tu organización; lo captura de forma automática, lo analiza, agrega detección y protección contra este nuevo tipo de virus, lo elimina y transfiere la información a los sistemas que ejecutan el antivirus, para que pueda detectarse de forma inminente en el futuro.

8. Digitalización de la información

En la era digital, la gestión eficiente de la información es fundamental para el éxito de cualquier organización. Sin embargo, muchas empresas aún se enfrentan al desafío de tener sus documentos y datos en formatos físicos, lo que dificulta su acceso, análisis y uso efectivo, además de generar riesgos de pérdida, daño y obsolescencia.


9. Tecnología en (y para) el talento

Igual o más importante que renovar las formas en que se atrae el talento tecnológico es retener y fidelizar a los que ya existen dentro de la organización, implementando una cultura de coaching y fomentando el desarrollo continuo.

10. Liderazgo digital y social

Los líderes transformadores son los que están presentes en las conversaciones que importan a las empresas y permiten que tu organización sea productiva, disminuya costos y tenga más ventajas competitivas, digitalizando sus procesos mediante la tecnología.

En Cadena sabemos que eres IMPARABLE. Por eso, te ayudamos a transformarte, conoce nuestro propósito aquí.