¡Sin estrés! Comienza a implementar el documento equivalente

En Colombia existen 13 documentos equivalentes a la factura de venta que facilitan la fiscalización y control legal de las ventas de los sujetos que no están obligados a facturar. Estos, a partir del 1 de agosto de 2024 deberán comenzar a implementar esta documentación en formato electrónico y con validación de la DIAN. Así puedes facilitar este proceso en tu empresa:

La DIAN como ente nacional vigilante de la recaudación de impuestos y aduanas, ha avanzado hacia soluciones digitales que facilitan un control más transparente que sume a la fiscalización, trazabilidad y vigilancia.

Para eso, sigue avanzando dentro del ecosistema de facturación electrónica en el que se contemplan procesos como:  la emisión y recepción de la factura electrónica, la nómina electrónica, los documentos soporte, los títulos valor, RADIAN, entre otros.

Ahora, bajo la resolución 0165 de noviembre de 2023 y su actualización 013 de 2024, se regula también la implementación electrónica de los documentos equivalentes que deberán estar en productivo y en cumplimiento a partir del 1 de agosto, según el sector.

¿Qué son los documentos equivalentes?

Son el respaldo de una venta de un bien o servicio por parte de un sujeto que no está obligado a facturar en la normativa colombiana, pero que sí genera egresos e ingresos a razón de un negocio específico. Un ejemplo es el punto de venta que genera colilla POS, la venta de boletería para cine o espectáculos de entretenimiento y los tiquetes de transporte aéreo y terrestre (a excepción del público urbano y metropolitano como el Metro de Medellín o el Transmilenio de Bogotá).

También generan documentos equivalentes a la factura de venta: los peajes, las empresas de servicios públicos domiciliarios, los juegos de azar y la bolsa de valores o agropecuaria.

Su estructura cuenta con requisitos comunes como:

• Apellidos, nombres o razón social.
• NIT (Número de identificación tributaria).
• Los impuestos que corresponda como el IVA, Impoconsumo o Impuesto saludable.
• Numeración consecutiva, que en el caso POS debe ser bajo resolución autorizada de la DIAN.
• Calidad del agente retenedor.
• Fecha y hora de generación y expedición.
• Nombre – razón social y NIT del fabricante del software.
• CUDE (Código único ante la DIAN del documento equivalente).
• QR y firma digital del emisor.

¿Tienes dudas? Estas son algunos mitos y verdades

1. “Documento equivalente y documento soporte son lo mismo”. 
   Esto es un mito, porque el documento soporte que ya está en productivo, es el que el adquirente genera y soporta ante la DIAN las compras que realiza a sujetos que no expiden factura, ni documento equivalente.
2. “El documento equivalente no se valida por la DIAN”.
   Mito. Incluso para poder ser expedido (es decir, entregado al cliente de tu empresa) debe ser validado y aprobado previamente por la entidad. El software está diseñado para tardar entre 5 y 22 segundos en este proceso.
3. “Si viajo en avión deben darme un documento equivalente, pero si voy en transporte terrestre público urbano o metropolitano no”.
   Verdad. Los billetes de transporte deben ser documentos equivalentes, pero existe una excepción de los públicos masivos urbanos, como el Metro de Medellín, el Transmilenio de Bogotá, o similares en otras ciudades.
4. “Al igual que la factura electrónica, el documento equivalente debe contemplar todos los impuestos que apliquen en la venta”.
   Verdad. Los más recientes implementados en la reforma tributaria deben estar como ítem en el documento.

Un proveedor tecnológico 

Confiabilidad, automatización, capacidad de procesamiento y tecnología,  son los atributos que puedes encontrar en Cadena como tu aliado estratégico para la implementación del documento equivalente electrónico. 

Recuerda que el 1 de noviembre de 2024 ya se debe generar documento equivalente a la factura de venta, cumpliendo con todos los requisitos estipulados en la resolución.

Contamos con más de 15 años de experiencia en la generación de los documentos electrónicos, para las empresas, 230 mil compañías confían en nuestra solución.