Implementar documento equivalente en Colombia es un requisito normativo para diferentes empresas.
Los documentos equivalentes respaldan determinadas operaciones de venta realizadas por sujetos que no están obligados a expedir factura de venta. Con su implementación electrónica, estas operaciones adquieren mayor trazabilidad y pueden ser validadas por la DIAN.
En Colombia existen 13 documentos equivalentes a la factura de venta que facilitan la fiscalización y control legal de las ventas de los sujetos que no están obligados a facturar. Estos, a partir del 1 de agosto de 2024 deberán comenzar a implementar esta documentación en formato electrónico y con validación de la DIAN. Así puedes facilitar este proceso en tu empresa:
La DIAN como ente nacional vigilante de la recaudación de impuestos y aduanas, ha avanzado hacia soluciones digitales que facilitan un control más transparente que sume a la fiscalización, trazabilidad y vigilancia.
Para eso, sigue avanzando dentro del ecosistema de facturación electrónica en el que se contemplan procesos como: la emisión y recepción de la factura electrónica, la nómina electrónica, los documentos soporte, los títulos valor, RADIAN, entre otros.
Ahora, bajo la resolución 0165 de noviembre de 2023 y su actualización 013 de 2024, se regula también la implementación electrónica de los documentos equivalentes que deberán estar en productivo y en cumplimiento a partir del 1 de agosto, según el sector.
¿Qué son los documentos equivalentes?
Son el respaldo de una venta de un bien o servicio por parte de un sujeto que no está obligado a facturar en la normativa colombiana, pero que sí genera egresos e ingresos a razón de un negocio específico. Un ejemplo es el punto de venta que genera colilla POS, la venta de boletería para cine o espectáculos de entretenimiento y los tiquetes de transporte aéreo y terrestre (a excepción del público urbano y metropolitano como el Metro de Medellín o el Transmilenio de Bogotá).
También generan documentos equivalentes a la factura de venta: los peajes, las empresas de servicios públicos domiciliarios, los juegos de azar y la bolsa de valores o agropecuaria.
Su estructura cuenta con requisitos comunes como:
- Apellidos, nombres o razón social.
- NIT (Número de identificación tributaria).
- Los impuestos que corresponda como el IVA, Impoconsumo o Impuesto saludable.
- Numeración consecutiva, que en el caso POS debe ser bajo resolución autorizada de la DIAN.
- Calidad del agente retenedor.
- Fecha y hora de generación y expedición.
- Nombre – razón social y NIT del fabricante del software.
- CUDE (Código único ante la DIAN del documento equivalente).
- QR y firma digital del emisor.
Mitos y verdades
- Documento equivalente y documento soporte son lo mismo.
Esto es un mito, porque el documento soporte que ya está en productivo, es el que el adquirente genera y soporta ante la DIAN las compras que realiza a sujetos que no expiden factura, ni documento equivalente. - El documento equivalente no se valida por la DIAN.
Mito. Incluso para poder ser expedido (es decir, entregado al cliente de tu empresa) debe ser validado y aprobado previamente por la entidad. El software está diseñado para tardar entre 5 y 22 segundos en este proceso. - Si viajo en avión deben darme un documento equivalente, pero si voy en transporte terrestre público urbano o metropolitano no.
Verdad. Los billetes de transporte deben ser documentos equivalentes, pero existe una excepción de los públicos masivos urbanos, como el Metro de Medellín, el Transmilenio de Bogotá, o similares en otras ciudades. - Al igual que la factura electrónica, el documento equivalente debe contemplar todos los impuestos que apliquen en la venta”.
Verdad. Los más recientes implementados en la reforma tributaria deben estar como ítem en el documento.
Recomendaciones para las empresas
- Evaluación de sistemas actuales: Analizar las capacidades de los sistemas actuales y determinar las adaptaciones necesarias para cumplir con la normativa.
- Capacitación del personal: Asegurar que el equipo encargado de la facturación esté plenamente informado y capacitado en los nuevos procedimientos electrónicos.
- Selección de proveedores tecnológicos: Considerar la colaboración con proveedores especializados que ofrezcan soluciones de facturación electrónica adaptadas a las necesidades del sector. Y sobre todo, con capacidad de procesamiento de miles de datos.
- Pruebas piloto: Realizar pruebas antes de la fecha límite para identificar y corregir posibles inconvenientes en el proceso de emisión electrónica.
Sectores empresariales impactados
El documento equivalente electrónico impacta a una amplia variedad de sectores en Colombia. Algunos de los más relevantes incluyen:
- Servicios Públicos Domiciliarios: Empresas encargadas de servicios como agua, energía y gas deben garantizar la emisión electrónica de sus facturas para cumplir con la normativa.
- Cines, Peajes y Transporte Público: Desde boletos de cine hasta tiquetes de transporte aéreo y terrestre, estos sectores están obligados a adaptarse a la nueva normativa.
- Espectáculos Públicos: Boletas para eventos culturales y deportivos también deben emitirse de forma electrónica, garantizando trazabilidad y transparencia en la gestión de ingresos.
La tecnología juega un papel central en la implementación del documento equivalente electrónico. Las soluciones tecnológicas ofrecen funcionalidades que van desde la emisión automatizada de documentos hasta el reporte directo a la DIAN. Además, estas herramientas aseguran que las empresas cumplan con los requisitos técnicos establecidos en la normativa, como el uso de la firma digital y la validación en tiempo real.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es un documento equivalente electrónico?
Es el documento que respalda determinadas operaciones de venta de bienes o servicios realizadas por sujetos que no están obligados a expedir factura de venta. En su versión electrónica, debe cumplir los requisitos establecidos por la normativa y ser validado por la DIAN.
¿Cuántos documentos equivalentes existen en Colombia?
En Colombia existen 13 documentos equivalentes a la factura de venta, asociados a diferentes actividades económicas y tipos de operación, como tiquetes de transporte, peajes, servicios públicos domiciliarios, espectáculos públicos y juegos de suerte y azar, entre otros.
¿Desde cuándo deben implementarse los documentos equivalentes electrónicos?
A partir del 1 de agosto de 2024 comenzó la implementación de los documentos equivalentes en formato electrónico y con validación de la DIAN, de acuerdo con los plazos establecidos para cada sector y tipo de documento.
¿Cuál es la diferencia entre un documento equivalente y un documento soporte?
Cumplen funciones diferentes. El documento equivalente respalda determinadas ventas realizadas por sujetos que no están obligados a facturar. El documento soporte, en cambio, lo genera el adquirente para respaldar ante la DIAN las compras realizadas a sujetos que no expiden factura de venta ni documento equivalente.
¿El documento equivalente electrónico debe ser validado por la DIAN?
Sí. El documento equivalente electrónico debe pasar por un proceso de validación de la DIAN antes de ser expedido y entregado al cliente. Según el contenido de referencia, este proceso puede tardar entre 5 y 22 segundos.
¿Qué información debe contener un documento equivalente electrónico?
Entre los requisitos comunes se encuentran la identificación del emisor, su NIT, los impuestos aplicables, la numeración consecutiva, la fecha y hora de generación y expedición, la identificación del fabricante del software, el CUDE, el código QR y la firma digital del emisor.
¿Qué sectores deben implementar documentos equivalentes electrónicos?
La implementación alcanza diferentes sectores y actividades, entre ellos servicios públicos domiciliarios, transporte aéreo y terrestre, peajes, espectáculos públicos, cines, juegos de suerte y azar y operaciones relacionadas con bolsas de valores o agropecuarias, según el documento equivalente que corresponda.
¿Los tiquetes de transporte son documentos equivalentes electrónicos?
Sí. Los tiquetes de transporte aéreo y terrestre hacen parte de los documentos equivalentes. Existe una excepción para determinados servicios de transporte público urbano y metropolitano, como los sistemas de transporte masivo.
