El Documento Soporte es el comprobante que debes generar tú, como comprador, cuando adquieres bienes o servicios a proveedores que no están obligados a expedir factura electrónica. Cumple la misma función que una factura, pero la emite el adquiriente, no el vendedor. Debe enviarse a la DIAN para validación a más tardar el último día hábil de la semana en que se hizo la compra, y te permite deducir esos costos en tu declaración de renta.
Este documento cumple la misma función que una factura, pero es generado por el adquirente y no por el proveedor. Se usa cuando compras a proveedores que la DIAN exime de la obligación de expedir factura electrónica, un tendero, un prestador de servicios informal, un negocio pequeño y que, sin embargo, necesitan quedar respaldados ante la DIAN.
¿Por qué es importante?
- Aceptación fiscal: permite la deducción de costos en la declaración de renta.
- Control de gastos: facilita el seguimiento de tus compras y gastos.
- Cumplimiento tributario: te mantiene al día con las obligaciones fiscales de la DIAN.
¿Quiénes deben emitirlo?
Debe ser emitido por el comprador del bien o servicio, es decir, por la empresa o persona natural que realiza la adquisición.
Requisitos para generarlo
- Estar denominado expresamente como “Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”
- Indicar fecha de generación del documento
- Indicar nombre, apellido, razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio
- Indicar nombre, apellido, razón social y número de identificación o NIT del adquiriente de los bienes o servicios
- Indicar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documentos soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la DIAN
- Describir específicamente el bien o servicio prestado
- Detallar valor total de la operación
- Incluir firma del emisor del documento
- Incluir el CUDS (Código Único de Documento Soporte)
¿Cómo generarlo?
La DIAN, indica que debe generarse por cada una de las operaciones en las que se adquiera bienes o servicios a sujetos no obligados a expedir factura electrónica o, también se permite generar un solo documento semanal por compras realizadas al mismo proveedor; se deja a elección según facilidad y necesidad.
El comprador debe generar el Documento Soporte y enviarlo para validación de la DIAN a más tardar el último día hábil de semana en la que se efectuó la compra. Si hay inconvenientes tecnológicos que impidan el envío de este, el comprador tiene hasta 48 horas a partir del día siguiente que se supere la falla técnica para compartir la información.
Diferencia con la Factura Electrónica
El Documento Soporte es emitido por el comprador para respaldar compras a proveedores no obligados a facturar, mientras que la factura electrónica es emitida por el vendedor y es obligatoria para ciertos tipos de transacciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el Documento Soporte?
Es un comprobante que emite el comprador para respaldar la adquisición de bienes o servicios a proveedores que no están obligados a expedir factura electrónica. Cumple la misma función que una factura, pero es generado por quien compra, no por quien vende.
¿Quién debe generar el Documento Soporte?
El comprador del bien o servicio ya sea una empresa o una persona natural, es quien tiene la obligación de generarlo, no el proveedor.
¿Para qué sirve el Documento Soporte?
Permite la deducción de costos en la declaración de renta, facilita el control de tus gastos y te mantiene al día con las obligaciones tributarias ante la DIAN.
¿Cuándo debo enviarlo a la DIAN?
A más tardar el último día hábil de la semana en la que se realizó la compra. Si hay un inconveniente técnico que impida el envío, tienes hasta 48 horas después de superado el problema para enviarlo.
¿Puedo generar un solo Documento Soporte para varias compras?
Sí. La DIAN permite generar un documento por cada operación o, si son compras al mismo proveedor, consolidar un solo Documento Soporte semanal, puedes elegir la opción que más se ajuste a tu operación.
¿En qué se diferencia del Documento Soporte de la factura electrónica?
El Documento Soporte lo emite el comprador para respaldar compras a proveedores no obligados a facturar. La factura electrónica, en cambio, la emite el vendedor y es obligatoria para las transacciones donde el proveedor sí está obligado a facturar.
