Automatización: inversión y ahorro

Toda las actividades que se llevan a cabo en una organización se soportan en procesos, es decir, se activan ante una necesidad, requieren una información para cumplirlas y arrojan un resultado que requiere seguimiento por un tiempo determinado.

Automatizar los procesos es usar la tecnología para hacer tareas repetitivas sin asistencia humana, con el fin de evitar interrupciones en los procesos y optimizar recursos, especialmente tiempo, esfuerzo y dinero. La industria, la robótica y las áreas de tecnología de las empresas la emplean para tomar mejores decisiones.

Entre otras cosas, la automatización permite, a través de la instalación de software o plataformas, simplificar y agilizar procesos, incrementar la efectividad, productividad y seguridad en las empresas, minimizar el número de errores, lograr mayor trazabilidad y tener un mejor control de los resultados.

• Es transversal a la operación de la compañía. En la automatización intervienen desde los procesos de las áreas financieras y de tecnología hasta los de gestión humana.
• Ayuda a identificar fallas en las actividades y a encontrar posibles soluciones en menos tiempo.
• Al crear y asignar una única forma de ejecutar las tareas, estandariza los resultados.
• Aunque la intervención humana es menos frecuente, es más valiosa y estratégica.
• Posibilita el seguimiento de cada una de las fases de los procesos, da la opción de tener acceso a los resultados en tiempo real.
• Permite obtener informes consolidados con indicadores, por ejemplo de cumplimiento, que se convierten en oportunidades de mejora.
• Es clave para identificar y corregir puntos en los que el rendimiento es bajo y la inversión alta.
• Fortalece los Sistemas de Gestión de cada compañía.
• Ayuda a optimizar la relación entre el cliente y la compañía.
• Mejora la comunicación, pues elimina intermediarios y crea soluciones rápidas.

Para automatizar un proceso es necesario:

• Conocerlo de principio a fin, teniendo claro quiénes intervienen, qué información se necesita, cómo se transforma y cuál es el resultado final.
• Medir los tiempos que requiere cada tarea y evidenciar cuál es la de mayor inversión para establecer mejoras.
• Tener como soporte un software, aplicación o incluso macros de Excel que ayuden a facilitar el proceso.
• Buscar asesoría que permita obtener un resultado con norte, impulsar el crecimiento de la organización y facilitar la adaptación al cambio.
• Tener claro el objetivo de la automatización y el tiempo que se va a implementar, es decir, si se mantedrá en el corto, mediano o largo plazo.
• Comprender que al ser una transformación paulatina puede requerir cambios o ajustes.
• Documentar toda la información, hacerlo ayuda a garantizar la permanencia en el tiempo y a ver oportunidades de mejora.

Sensibilizar al talento humano es clave para que la automatización no se vea como una amenaza, sino como un cambio positivo para las organizaciones. Más que una forma de reemplazar el trabajo manual, brindará soluciones prácticas para que la carga laboral operativa disminuya y los colaboradores se enfoquen en temas estratégicos de planeación, innovación y gestión de la digitalización.

La automatización no anula la intervención humana, lo que hace es ocuparse de procesos puntuales para que el colaborador se centre en los aspectos estratégicos de la compañía.