A partir del 1 de noviembre de 2024, la norma de documento equivalente electrónico se hace obligatoria para las empresas que prestan servicios de acueducto, energía eléctrica, gas domiciliario y telefonía celular. Esto significa que las facturas físicas o digitales que los clientes reciben por estos servicios deben ser previamente enviadas y validadas por la DIAN.
¿Qué es documento equivalente?
En el ámbito comercial, la factura es el documento por excelencia para sustentar operaciones y cumplir con las obligaciones fiscales. Sin embargo, existen situaciones donde su emisión no era posible o no es necesaria. Es aquí donde entran en juego los documentos equivalentes a factura, avalados por la DIAN y con el mismo valor legal que la factura electrónica.
¿Qué implica la nueva normatividad?
Las empresas de servicios públicos ahora deben:
- Emitir documentos equivalentes electrónicos para todas las facturas de sus servicios.
- Enviar y validar estos documentos electrónicos con la DIAN antes de entregarlos a los clientes.
- Contar con un proveedor tecnológico adecuado para la gestión de la facturación electrónica.
¿Cómo cumplir con el documento equivalente?
Para dar cumplimiento a este nuevo requisito, las empresas de servicios públicos deben:
- Contratar a un proveedor tecnológico que ofrezca un software o desarrollo lo suficientemente competente para atender a las necesidades de la empresa.
- Capacitar a su personal en el uso del nuevo sistema de facturación electrónica.
- Implementar los cambios necesarios en sus procesos internos para adaptarse a la nueva normativa.
- Tomar decisiones estéticas junto con su proveedor tecnológico para determinar la mejor forma de hacerlo, según el negocio.
Los documentos equivalentes electrónicos deben cumplir con unos requisitos técnicos específicos según el tipo de operación, para puedan ser soporte de impuesto descontable en el impuesto a las ventas, y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.
Beneficios para el sector
La adopción del Documento Equivalente Electrónico en el sector de servicios públicos trae consigo una serie de beneficios para las empresas prestadoras de servicios. Entre estos beneficios se destacan:
- Mayor eficiencia y automatización en la facturación
- Mejor control y trazabilidad financiera
- Posibilidad de análisis de datos que ayudan a entender al usurario, comportamiento y preferencias.
Con una adecuada planificación, gestión del cambio y acompañamiento, las empresas de servicios públicos pueden implementar el Documento Equivalente Electrónico de manera exitosa y aprovechar al máximo los beneficios que esta nueva modalidad ofrece.
