La recepción de facturas electrónicas debería ser un proceso ágil y claro. Sin embargo, en muchas empresas ocurre lo contrario: documentos que llegan por distintos canales, validaciones manuales, aprobaciones que se atrasan y un desorden que crece con cada proveedor nuevo. Cuando esto pasa, el problema no es la factura en sí, sino la forma en que se gestiona.
Recibir las facturas electrónicas es un proceso clave para la eficiencia contable y financiera, pero aún son muchas las organizaciones que lo realizan de manera manual.
La automatización de la recepción de facturas electrónicas también genera un impacto positivo en la relación con los proveedores. Cuando los pagos fluyen con mayor agilidad y existe claridad sobre el estado de cada documento, se construye un vínculo de confianza. Esto se traduce en proveedores más dispuestos a colaborar, negociar mejores condiciones y mantener relaciones comerciales a largo plazo.
Otro punto clave es la capacidad de análisis que se gana. Con un sistema digitalizado, la empresa no solo recibe facturas: obtiene datos estructurados que pueden usarse para tomar decisiones estratégicas, proyectar flujos de caja o identificar patrones de gasto. De esta manera, la recepción deja de ser un proceso operativo y se convierte en una fuente de información útil para la planeación financiera.
Si te preguntas si ha llegado el momento de dar el paso hacia la automatización, aquí te compartimos cinco señales que lo confirman.
1. Tus proveedores preguntan constantemente si la factura ya llegó
Cuando los correos se pierden, se demoran en abrir, se quedan sin respuesta o no hay confirmación de recibido, los proveedores terminan persiguiendo a tu equipo. Este tipo de fricción desgasta la relación comercial y consume tiempo valioso.
Ejemplo: imagina que tienes 200 proveedores y cada uno envía en promedio dos facturas al mes. Si el 20 % de esas facturas se demora en ser confirmada, tu equipo podría recibir hasta 80 llamadas o correos extra al mes. Esa pérdida de tiempo no solo afecta la productividad, también la confianza.
La automatización en la recepción de facturas electrónicas soluciona este problema: cada documento se recibe, valida y notifica automáticamente, dando trazabilidad y tranquilidad a ambas partes.
2. Los responsables de aprobar facturas no tienen claridad sobre qué validar
Cuando no existe un flujo claro, la validación se vuelve caótica: aprueba quien no debe, nadie sabe qué revisar o todo se deja para último momento.
Con un sistema automatizado puedes definir rutas de aprobación según proveedor, centro de costo o monto de la factura. Así, cada documento sigue un flujo predefinido y visible para todos los involucrados. Esto no solo da transparencia, también asegura que las decisiones tengan respaldo y que la empresa cumpla con sus políticas internas.
3. Tu equipo sigue digitando datos de facturas en el ERP
Si aún ingresas manualmente la información de las facturas en tu sistema contable, tienes una alerta crítica. Además de ser ineficiente, cualquier error de digitación puede tener consecuencias tributarias.
Según Deloitte, el 90 % de las hojas de cálculo usadas en procesos financieros contienen errores humanos. En el caso de la recepción manual de facturas, un dígito equivocado puede significar pagos duplicados, multas por inconsistencias o demoras en el cierre contable.
Con la recepción automatizada de facturas electrónicas, los datos viajan directo al ERP sin intervención manual. Esto significa:
- Sin pérdida de información.
- Reducción drástica de errores.
- Procesos más rápidos y confiables.
4. El cierre contable siempre es una carrera contra el reloj
En muchas empresas, los últimos días del mes se convierten en una maratón: buscar facturas pendientes, validar pagos sin registrar, confirmar aprobaciones atrasadas. El resultado es estrés, jornadas extendidas y riesgo de errores en el informe final.
Con un sistema de recepción automatizada en tiempo real, la información contable se actualiza de manera continua. Esto permite anticipar el cierre contable, reducir la presión de fin de mes y entregar reportes más precisos para la toma de decisiones estratégicas.
5. Una auditoría o revisión de la DIAN se convierte en un dolor de cabeza
Si no hay trazabilidad, responder a una auditoría puede tomar horas o incluso días. La falta de evidencia sobre quién recibió, aprobó o aceptó la factura dentro de los tiempos establecidos representa un riesgo innecesario.
Un sistema de recepción de facturas electrónicas deja registro de cada paso: recepción, validación, aprobación y pago. Esta trazabilidad facilita auditorías y protege a la empresa frente a posibles sanciones por incumplimientos tributarios o de gestión documental.
La recepción electrónica: más eficiencia y menos riesgos
La recepción de facturas electrónicas es más que un tema de cumplimiento normativo, es un proceso que impacta la eficiencia, la transparencia y la relación con los proveedores.
Seguir con procesos manuales no solo cuesta en horas perdidas, también en oportunidades que se escapan y riesgos que se acumulan.
En Cadena ofrecemos una solución confiable, diseñada para distintos sectores y empresas de todos los tamaños. Automatizar significa elegir orden, control y tranquilidad para tu equipo y tus proveedores.
