Imagínate que es un día clave para tu negocio. Estás a punto de cerrar una gran venta, la mercancía está lista para salir, y cuando vas a emitir la factura electrónica y… ¡Boom! El sistema falla. La pantalla muestra un error y no hay forma de conectar con la DIAN.
Tranquilo, no todo está perdido. Para situaciones como esta existe el Plan de Contingencia, que es como ese paracaídas de emergencia que te permite seguir adelante sin que tu operación se detenga.
Vamos a explicarte cómo funciona, cuándo activarlo y qué pasos seguir para mantener tu negocio en regla.
¿Cómo funciona la facturación electrónica en contingencia?
Es un mecanismo autorizado por la DIAN que permite a las empresas seguir facturando cuando hay fallas tecnológicas que impiden el proceso de facturación electrónica normal.
En otras palabras, si tu sistema, el de tu proveedor o el de la DIAN está caído, puedes seguir vendiendo y emitiendo facturas, pero bajo ciertas condiciones.
¿Cuándo activarla?
Existen tres escenarios principales donde se puede activar la contingencia:
- Falla en la plataforma de la DIAN: Si el sistema de validación de facturas de la DIAN presenta fallos.
- Falla del software de facturación: Si tu proveedor tecnológico o tu software interno tiene problemas.
- Problemas de conexión o infraestructura: Cuando hay cortes de internet, fallos eléctricos o cualquier situación que impida la transmisión.
¿Qué hacer en estos casos?
Ahora que sabes cuándo activar la contingencia, estos son los pasos a seguir para no parar tu operación:
- Usa facturas en papel o talonario que índice que es una factura de contingencia.
- Usa documentos equivalentes como tiquetes de máquina registradora o facturas POS.
- Emite la factura sin validación previa
- Informa a la DIAN sobre las novedades
¿Superadas las novedades cuál es el siguiente paso?
¡Ojo aquí! Una vez superadas las novedades, tienes 48 horas para enviar las facturas emitidas en contingencia a la DIAN.
- La información enviada debe ser una copia fiel de la factura en papel.
- Si decides no enviar el XML y PDF generados, recuerda que la factura en contingencia es la que respalda la transacción.
Además, es fundamental mantener un registro detallado de cada factura emitida durante la contingencia. Esto servirá como soporte ante cualquier auditoría o requerimiento por parte de la DIAN.
En caso de que las fallas sean recurrentes, es recomendable evaluar las causas con tu proveedor tecnológico y reforzar tu infraestructura para minimizar el riesgo de futuras interrupciones.
Recomendaciones clave para evitar sanciones
Para que la contingencia no se convierta en un dolor de cabeza, sigue estas recomendaciones:
- No generes Notas Débito ni Notas Crédito durante la contingencia. Espera hasta que el sistema vuelva a la normalidad.
- Asegúrate de que el documento en papel o talonario diga “Factura de venta por contingencia” o “Documento equivalente en contingencia”.
- Si la falla es del proveedor tecnológico, sigue siendo tu responsabilidad reportarlo a la DIAN.
Las fallas tecnológicas son inevitables, sin embargo, tener un Plan de Contingencia bien estructurado te permite seguir operando sin complicaciones. Además, cumplir con las normativas de la DIAN no solo te evitará sanciones, sino que también protegerá la reputación de tu negocio.
Así que ya lo sabes, la próxima vez que tu sistema de facturación falle, respira hondo, aplica tu plan de contingencia y sigue adelante. ¡Tu negocio no tiene por qué detenerse!
Una ventaja adicional para tu tranquilidad
En Cadena, sabemos que enfrentar una contingencia puede ser un desafío. Por eso, contamos con un Plan de Contingencia robusto y eficaz, diseñado para que tu operación no se detenga. Nuestro sistema garantiza que puedas emitir tus facturas de forma rápida y segura, cumpliendo con todas las regulaciones de la DIAN.
A diferencia de otros proveedores, nuestro enfoque preventivo y nuestra infraestructura tecnológica nos permiten anticiparnos a los problemas, brindándote la tranquilidad de saber que siempre tendrás una solución.
Porque cuando se trata de tu negocio, en Cadena nos aseguramos de que nada lo detenga.
