La información hoy es más que un registro en una base de datos o un documento guardado en una carpeta. Es el motor que mueve a las organizaciones, el puente que conecta a las personas y el activo que sostiene la confianza de los clientes. Por eso, proteger la información no es solo una tarea técnica: es una responsabilidad ética y estratégica.
La seguridad de la información y la prevención del fraude son temas que ya no pueden verse como problemas de otro. Son parte del día a día de cualquier empresa que quiera crecer de forma sostenible y mantener su reputación intacta. Porque no importa el tamaño del negocio; donde hay datos, hay riesgos. Y donde hay riesgos, debe haber acción consciente.
Seguridad de la información: más allá de un sistema
Cuando hablamos de proteger la información, no nos referimos solo a instalar un antivirus o actualizar una contraseña. Hablamos de construir un entorno donde la información fluya de forma segura: desde la creación de un documento, su transmisión, su almacenamiento y, eventualmente, su eliminación.
La seguridad empieza por entender qué tipo de información manejamos: datos personales, información financiera, comunicaciones internas, contratos, documentos legales. Cada tipo de información merece un tratamiento adecuado, de acuerdo con su nivel de sensibilidad y su impacto potencial.
Y protegerla significa asegurarse de que solo las personas autorizadas accedan a ella, de que no se altere sin permiso y de que esté disponible cuando se necesite. Suena básico, pero en la práctica implica un conjunto de decisiones diarias: a quién damos acceso, cómo compartimos un archivo, qué sistema usamos para almacenar la información, qué políticas aplicamos para su uso.
Un paso adicional importante es la gestión de incidentes. No basta con prevenir; también es clave saber actuar si algo sucede. Tener protocolos claros para responder ante una filtración, una pérdida de información o un intento de acceso no autorizado hace una gran diferencia en la recuperación y en la minimización del daño.
Cumplimiento normativo en Colombia: una obligación legal
En Colombia, la Ley 1581 de 2012 establece las normas sobre protección de datos personales. Esta ley obliga a las empresas a garantizar la seguridad, confidencialidad, acceso y adecuada utilización de los datos personales que recopilan o procesan. Más allá de cumplir con un procedimiento: se trata de proteger el derecho fundamental de las personas a controlar su información.
El incumplimiento de esta normativa genera sanciones significativas. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) está facultada para imponer multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes, suspensiones e incluso el cierre de negocios en casos graves.
Más allá de las cifras, el verdadero impacto está en la pérdida de confianza por parte de los clientes, aliados y colaboradores.
La tecnología no basta sin criterio
Implementar herramientas tecnológicas no es suficiente si no existe una política clara sobre cómo usar la información. Hoy, muchas empresas están explorando el uso de inteligencia artificial, pero no todas están evaluando con rigor los riesgos que esto implica sobre los datos sensibles.
Toda empresa que adopte tecnologías emergentes debe garantizar que el uso de datos se ajuste a principios como legalidad, transparencia, finalidad específica y protección de la privacidad. Esto implica realizar evaluaciones de impacto, contar con equipos capacitados y establecer políticas claras de tratamiento y custodia de la información.
Acciones claves que hacen la diferencia
- Revisar y actualizar las políticas internas de protección de datos.
- Identificar los procesos donde se maneja información sensible.
- Automatizar validaciones que permitan detectar anomalías a tiempo.
- Usar plataformas seguras y confiables para gestionar documentos y comunicaciones.
- Formar a los equipos sobre buenas prácticas en el manejo de datos.
- Establecer protocolos para actuar ante incidentes o filtraciones.
Un TIP adicional
Provee una cultura de alerta temprana. Fomenta canales de comunicación interna donde los colaboradores puedan reportar situaciones inusuales de forma segura fortalece la capacidad de respuesta ante posibles amenazas.
Un enfoque práctico para empresas de hoy
La seguridad y la prevención no deben ser complicadas, pero sí deben ser constantes. Un sistema sólido se basa tanto en herramientas como en cultura: en la forma en que cada persona entiende que proteger la información es parte de su trabajo diario.
La seguridad de la información y la prevención del fraude no son tareas opcionales. Son pilares fundamentales para construir una empresa sólida, capaz de crecer de manera sostenible y de ganarse la confianza de sus clientes, aliados y colaboradores.
