Si alguna vez has trabajado en el área de cartera y cobranza, sabes lo complejo que puede ser pasar horas notificando vencimientos de pago, enviando mensajes manuales repetitivos y esperando respuestas que nunca llegan. Así era el día a día del área de Cartera de una Fintech: los mensajes genéricos enviados de manera manual apenas lograban captar la atención de los clientes, y cada mes la recuperación de cartera se volvía más desafiante y prolongada.
El equipo estaba agotado, sin tiempo para enfocarse en estrategias más efectivas y con la sensación de que, sin importar cuánto esfuerzo pusieran, los resultados no eran los esperados. La pregunta que debían resolver era:
¿Cómo optimizar la gestión de cobranza efectivamente?
La decisión: automatizar la comunicación
La solución llegó con la plataforma de email marketing de Cadena, que demostró ser mucho más que una herramienta de envíos masivos. Con la plataforma de gestión de comunicaciones, la Fintech transformó la forma en que se comunicaba con sus clientes, personalizando los mensajes según el estado de cuenta y los vencimientos, y enviándolos automáticamente a través de SMS, WhatsApp y correo electrónico.
El cambio fue inmediato. Ya no era necesario enviar correos manualmente o hacer seguimientos tediosos. La automatización permitió que cada mensaje llegara en el momento justo, con información relevante y en el canal de preferencia del cliente. De repente, lo que antes tomaba horas o incluso días, se realizaba de forma instantánea y con una efectividad sin precedentes. La gestión de cobranza tomó un rumbo diferente.
La solución: eficiencia y personalización en cada mensaje para la gestión de cobranza
Gracias a esta plataforma, la Fintech logró automatizar los recordatorios de pago y avisos de vencimiento, reduciendo el trabajo operativo en un 60%. Esto significó que el equipo de cartera pudo dejar de apagar incendios y empezar a enfocarse en estrategias más estratégicas para mejorar la experiencia del cliente y fortalecer la relación con ellos.
Cada mensaje enviado ya no era solo una alerta de cobro, sino una comunicación pensada y diseñada para generar confianza, claridad y motivación para el pago.
La clave del éxito estuvo en:
- Multicanalidad: Se utilizaron diferentes canales para aumentar las posibilidades de contacto, asegurando que el mensaje llegara de la manera más efectiva.
- Personalización: Los clientes ya no recibían mensajes genéricos, sino recordatorios con su información específica, fechas de vencimiento y montos pendientes.
- Automatización Inteligente: El equipo dejó de hacer trabajo repetitivo y se enfocó en lo realmente importante.
El impacto: comunicación eficiente y clientes más receptivos
Los números no mienten. En promedio, se contactaron a 550 clientes de manera personalizada y oportuna. Esto significó que cada persona recibió su recordatorio en el momento justo, lo que aumentó significativamente la tasa de respuesta y de pagos a tiempo.
Lo más impresionante no fue solo la reducción de carga operativa, sino el cambio en la relación con los clientes. En lugar de sentirse presionados por llamadas y correos constantes, los clientes vieron en la comunicación una oportunidad para organizar sus pagos de manera más eficiente, sin sentirse invadidos ni acosados por la empresa.
El resultado: un 90% más de efectividad en el cobro
El verdadero éxito de la plataforma en este caso no fue solo mejorar los procesos internos, sino lograr un incremento del 90% en la efectividad del cobro. La automatización constante permitió optimizar los tiempos, reducir la fricción con los clientes y consolidar la confianza en la Fintech.
Lo que comenzó como una necesidad de aligerar la carga de trabajo del equipo, terminó siendo una transformación completa en la manera en que la empresa se comunicaba con sus clientes y gestionaba su cartera.
Cómo funciona la plataforma de comunicaciones en la gestión de cobranza
La plataforma de Cadena está diseñada para mejorar la comunicación empresarial y optimizar procesos clave como la gestión de cobranza. Su tecnología permite:
- Automatización del envío de mensajes: Los recordatorios de pago se programan y se envían automáticamente en función de fechas de vencimiento y comportamiento del cliente.
- Segmentación avanzada: Permite categorizar a los clientes según su historial de pagos, personalizando los mensajes según el nivel de riesgo, antigüedad de la deuda, monto de la deuda, plazo de pago, entre otros.
- Multicanalidad: Además de correos electrónicos, esta plataforma integra SMS, WhatsApp y notificaciones push, asegurando que los mensajes lleguen por el canal más efectivo.
- Análisis de efectividad: Proporciona métricas en tiempo real sobre la tasa de apertura, clics y respuestas, lo que permite ajustar las estrategias para mejorar la recuperación de cartera y conocer quiénes son los clientes que recibieron el mensaje y quienes no.
- Integración con sistemas de facturación y CRM: Facilita la sincronización con otras herramientas de gestión financiera, agilizando el control de pagos y la toma de decisiones.
Comparación: antes y después de la plataforma de gestión de comunicaciones
La transformación de la Fintech fue radical. Antes de hacer uso de la plataforma, el equipo de cartera se enfrentaba a múltiples desafíos que limitaban su eficiencia. Con la plataforma, la situación cambió drásticamente:
la reducción en el tiempo operativo permitió liberar recursos dentro del equipo financiero, logrando que se enfocaran en tareas estratégicas en lugar de gestiones repetitivas y manuales. La optimización del 60% en carga operativa y la reducción del costo de gestión a $820.000 representan un ahorro significativo para la empresa.
El caso de éxito de esta Fintech demuestra que la automatización inteligente mejora los procesos operativos, fortalece la relación con los clientes y mejora los indicadores financieros.
La plataforma de comunicaciones se convirtió en el aliado estratégico que permitió que la empresa recuperara el control sobre su cobranza sin sacrificar la calidad de la experiencia del cliente.
Si buscas optimizar tus procesos de cobranza, mejorar la comunicación con tus clientes y liberar tiempo para lo que realmente importa, una plataforma de gestión de comunicaciones como la de Cadena es la respuesta.
