La transformación digital en Colombia no solo ocurre en los titulares: se vive todos los días, en la manera como pagamos la factura del agua, recibimos la cuenta del gas o consultamos un cobro de energía. En el fondo de esa experiencia, a menudo invisible para el usuario, hay una evolución profunda en los procesos de facturación, liderada por una herramienta clave: el Documento Equivalente Electrónico (DEE).
Este mecanismo, reglamentado por la DIAN, ha dejado de ser una novedad técnica para convertirse en una exigencia estratégica para las empresas de servicios públicos. “Porque va más allá de cumplir con una norma”. Se trata de construir una operación más eficiente, más transparente y conectada con las expectativas del país y de los ciudadanos.
Documento equivalente es la norma que cambió el ritmo
El DEE es una evolución del tradicional documento equivalente en papel, que durante años sirvió de soporte para operaciones donde no se generaba factura electrónica. Con la Resolución 000165 de 2023, la DIAN estableció la obligatoriedad de adoptar su versión electrónica en sectores específicos, incluyendo el de servicios públicos domiciliario y la Resolución 00008 de 2024 dónde se se estableció el calendario para la implementación de la factura electrónica. Con ello llegó el reto: adecuar plataformas, rediseñar procesos internos, capacitar equipos y asegurar una integración estable con el sistema de facturación electrónica del país.
Adaptarse no ha sido sencillo. Las empresas del sector han tenido que trabajar sobre una operación altamente regulada, con cobros recurrentes, millones de usuarios, sistemas heredados y particularidades por región. Pero también ha sido una oportunidad para dar un salto de calidad en la forma en que gestionan su información transaccional.
El esfuerzo detrás del cumplimiento
Implementar el Documento Equivalente Electrónico va mucho más allá de digitalizar un papel. Implica capturar los datos correctamente desde el origen, generar un documento validado por la DIAN, garantizar su entrega al usuario en los tiempos definidos y asegurar su conservación y trazabilidad.
Todo esto debe hacerse sin afectar la continuidad del servicio ni la experiencia del usuario final. Por eso, el camino ha estado marcado por un esfuerzo conjunto entre áreas legales, tecnológicas, operativas y de servicio al cliente. No se trata de una tarea exclusiva del área de sistemas, sino de una transformación transversal que exige coordinación, visión y disciplina.
Cómo ha impactado al sector
Hoy, muchas empresas del sector ya operan bajo este nuevo esquema. ¿El resultado? Procesos más ágiles, mejor control de la información y más capacidad de respuesta ante auditorías o requerimientos legales.
Además, el documento soporte electrónico ha abierto la puerta a automatizar flujos que antes dependían del papel o de sistemas desconectados. Por otro lado, fortalece la transparencia ante los usuarios y entidades de control, lo cual es especialmente valioso en un sector tan sensible como el de los servicios públicos.
Cadena: un aliado para lograrlo
En Cadena hemos acompañado a empresas referentes del sector en la implementación del Documento Equivalente Electrónico. Nuestro enfoque ha estado en entender la realidad operativa de cada organización, adaptar las soluciones tecnológicas a sus particularidades y garantizar una puesta en marcha sin fricciones.
Sabemos que cumplir la norma es solo el primer paso. El verdadero valor está en que ese cumplimiento no complique la operación, sino que la potencie. Por eso, nuestras soluciones más que generar los documentos con validez legal, los integran a la lógica de negocio de cada empresa, cuidando la experiencia del usuario y fortaleciendo la trazabilidad.
Hacia una gestión más conectada, más transparente
La implementación del DEE ha demostrado que, cuando hay voluntad y acompañamiento adecuado, el cumplimiento normativo puede ser una palanca de eficiencia y no una carga. Las empresas de servicios públicos que ya dieron este paso están mejor preparadas para enfrentar auditorías, optimizar recursos, responder con agilidad y construir relaciones más sólidas con sus usuarios.
Porque detrás de cada documento electrónico bien gestionado, hay una promesa cumplida: la de hacer las cosas bien, de forma clara, oportuna y segura.
