{"id":4160,"date":"2022-11-15T15:20:06","date_gmt":"2022-11-15T20:20:06","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cadena.com.co\/?p=4160"},"modified":"2022-11-15T15:20:06","modified_gmt":"2022-11-15T20:20:06","slug":"facturacion-electronica-efectividad-y-eficiencia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/facturacion-electronica-efectividad-y-eficiencia\/","title":{"rendered":"Facturaci\u00f3n electr\u00f3nica, efectividad y eficiencia"},"content":{"rendered":"\t\t
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La tecnolog\u00eda avanza r\u00e1pidamente y genera cambios, sobre todo en el \u00e1mbito laboral. Hay quienes afirman que la automatizaci\u00f3n traer\u00e1 m\u00e1s trabajo y otros que dicen que disminuir\u00e1 la posibilidad de conseguir uno.<\/span><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

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Miles de operaciones financieras se efect\u00faan electr\u00f3nicamente en el mundo, y cada d\u00eda m\u00e1s empiezan a migrar de lo f\u00edsico a lo digital.\u00a0Trazabilidad, control, revisi\u00f3n y actualizaci\u00f3n en l\u00ednea<\/strong>\u00a0son factores de \u00e9xito de este tipo de documentos.<\/p>\n

Con las facturas pasa lo mismo, el concepto de e-factura existe en Colombia desde 2007, aunque su uso no est\u00e9 muy extendido, y solamente cerca de cien empresas la utilicen. En la actualidad, la Direcci\u00f3n de Impuestos y Aduanas Nacionales,\u00a0DIAN<\/span><\/a>, apunta a su masificaci\u00f3n.<\/p>\n

Inicialmente, se prev\u00e9 que cerca de 830 grandes empresas deban implementar plataformas de\u00a0e-facturaci\u00f3n<\/strong>. Se trata de\u00a0un mecanismo que ser\u00e1 de gran ayuda para controlar la evasi\u00f3n de impuestos y el contrabando<\/strong>. Pero m\u00e1s all\u00e1 de eso,\u00a0se estima que su uso se masifique por las facilidades que implica para las compa\u00f1\u00edas.<\/strong><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

Un componente m\u00e1s, muchos pasos menos<\/h3>\n
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Una factura es un documento regulado por la ley, con unos requisitos y unos campos obligatorios.\u00a0La e-factura es pr\u00e1cticamente id\u00e9ntica a la tradicional<\/strong>, incluso, es acompa\u00f1ada por firmas digitales (un mecanismo equivalente a la firma manuscrita que garantiza la integridad y autenticidad de un documento o transacci\u00f3n electr\u00f3nica y la identidad y responsabilidad de su autor).\u00a0En lo \u00fanico que difiere es en un campo adicional. Se trata de un c\u00f3digo hexadecimal<\/strong>\u00a0que solo puede generar quien cuente con una clave t\u00e9cnica otorgada por la DIAN, y con un certificado digital. As\u00ed, en este se codifican varios par\u00e1metros variables de la plataforma que hacen que la factura sea \u00fanica. Adem\u00e1s, por disposici\u00f3n de la DIAN de mediados de febrero de 2016, cada p\u00e1gina de la factura debe llevar un c\u00f3digo QR que representa el contenido t\u00e9cnico de control.<\/p>\n

Igual a la factura tradicional,\u00a0debe garantizar: autenticidad e integridad,<\/strong>\u00a0es decir, una vez generada no puede tener ning\u00fan cambio.\u00a0Y debe ser: expedida, entregada, aceptada, conservada y exhibida.<\/strong><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

Digitalizar no es generar un documento electr\u00f3nico<\/h3>\n
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As\u00ed como en las operaciones bancarias, el comprobante de una consignaci\u00f3n llenado a mano en una oficina y escaneado para enviarle al due\u00f1o de la cuenta, no es una transacci\u00f3n electr\u00f3nica; una factura que se genera f\u00edsicamente y se exhibe en un PDF para que el cliente la consulte, tampoco es una factura electr\u00f3nica.<\/p>\n

La e-factura nace, se transmite y se consulta digitalmente.<\/strong>\u00a0Puede imprimirla quien la recibe, pero no es necesario. Para que el usuario sepa si es o no e-factura solo necesita ver si tiene c\u00f3digo hexadecimal.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

Plataforma especial<\/h3>\n
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Para la implementaci\u00f3n de la e-factura,\u00a0la DIAN exige a las empresas tener una plataforma tecnol\u00f3gica que garantice la legalidad de la transacci\u00f3n,<\/strong>\u00a0con todos los campos obligatorios tradicionales de la factura de papel. Durante el proceso, la misma DIAN genera una clave con la cual, sumada al certificado digital de la plataforma, se crea un c\u00f3digo hexadecimal que sirve de contenido t\u00e9cnico de control y avala la legalidad del trato comercial.<\/p>\n

La plataforma puede crearla la propia empresa que genera la factura, pero como se trata de una actividad especializada,\u00a0la normatividad contempla que un tercero pueda ser proveedor del servicio siempre y cuando certifique el cumplimiento de los requisitos definidos por la norma.<\/strong><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

Una soluci\u00f3n con la marca Cadena<\/h3>\n
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Cadena<\/span><\/a>\u00a0ha desarrollado una plataforma que cumple todas las condiciones y se puede implementar en cualquier compa\u00f1\u00eda de manera muy \u00e1gil.<\/p>\n

Esta plataforma trabaja en un formato electr\u00f3nico est\u00e1ndar para garantizar la neutralidad tecnol\u00f3gica, es decir, hacer que sea entendible en distintos sistemas de informaci\u00f3n. Adem\u00e1s, la transmisi\u00f3n telem\u00e1tica debe garantizar integridad, lo cual se obtiene con el contenido t\u00e9cnico de control. La informaci\u00f3n queda almacenada y\u00a0al receptor de la factura le llega una notificaci\u00f3n para que, logueado en la plataforma, vea todos los datos,<\/strong>\u00a0y en caso de requerirlo, puede visualizar la factura en un PDF \u2013similar a una f\u00edsica\u2013. Incluso, en el mismo sistema puede aceptar, comentar o rechazar la factura.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

Las ventajas de facturar electr\u00f3nicamente<\/h3>\n
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La expresi\u00f3n: \u201cHoy es d\u00eda de cierre, esta factura debe llegar en 15 minutos y el mensajero dice que no va a alcanzar a llegar\u201d, es cosa del pasado. Con la e-factura la soluci\u00f3n est\u00e1 a la mano.<\/div>\n

Una plataforma s\u00f3lida puede integrar la informaci\u00f3n con el software contable o el ERP. Cadena, que adem\u00e1s presta servicios de gesti\u00f3n documental, ha desarrollado en su plataforma la posibilidad de adjuntar archivos, que en ocasiones es necesario como justificaci\u00f3n de facturas.\u00a0Adem\u00e1s de cumplir todas las normas, las partes implicadas en el proceso tienen trazabilidad de la informaci\u00f3n, y se generan alertas de facturas elaboradas, revisadas y aprobadas.<\/strong><\/p>\n

Una plataforma como esta aligera los procesos de facturaci\u00f3n. La informaci\u00f3n se aloja en Cadena, as\u00ed que el generador de la factura (Empresa) y cliente pueden hacer sus procesos con una clave de usuario para acceder a la aplicaci\u00f3n.
Con la e-factura hay:<\/p>\n