{"id":20327,"date":"2026-09-08T12:00:54","date_gmt":"2026-09-08T17:00:54","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cadena.com.co\/?p=20327"},"modified":"2026-09-08T13:46:11","modified_gmt":"2026-09-08T18:46:11","slug":"nomina-electronica-en-colombia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/blog\/nomina-electronica-en-colombia\/","title":{"rendered":"N\u00f3mina electr\u00f3nica en Colombia"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>La n\u00f3mina electr\u00f3nica dej\u00f3 de ser una novedad regulatoria para convertirse en un requisito esencial de cumplimiento tributario en Colombia. Su correcta generaci\u00f3n y transmisi\u00f3n ante la DIAN es determinante para soportar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta. Sin embargo, persisten dudas sobre qui\u00e9nes est\u00e1n obligados, cu\u00e1l es el plazo de env\u00edo y c\u00f3mo funciona el proceso de validaci\u00f3n. Este art\u00edculo explica el alcance de la obligaci\u00f3n, los riesgos de incumplimiento, las etapas de transmisi\u00f3n y las buenas pr\u00e1cticas que permiten integrar la n\u00f3mina electr\u00f3nica a una estrategia eficiente de cumplimiento y transformaci\u00f3n digital.<\/em><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Este tema sigue generando consultas entre \u00e1reas financieras, contables y de talento humano. Las preguntas suelen repetirse: qui\u00e9nes est\u00e1n obligados a reportarla, cu\u00e1l es el plazo de transmisi\u00f3n y qu\u00e9 implicaciones tiene un env\u00edo fuera de tiempo.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La n\u00f3mina electr\u00f3nica hace parte del sistema de facturaci\u00f3n electr\u00f3nica, registra los pagos o abonos en cuenta derivados de una relaci\u00f3n laboral, legal, reglamentaria o pensional.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Su finalidad principal es servir como soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y, cuando aplique, de impuestos descontables asociados.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A diferencia de una factura electr\u00f3nica, este documento no respalda una operaci\u00f3n comercial entre dos empresas. Su funci\u00f3n es demostrar ante la DIAN los valores efectivamente pagados por concepto de salarios, prestaciones sociales, comisiones, bonificaciones, horas extras, auxilios y dem\u00e1s conceptos derivados de la relaci\u00f3n laboral.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Dato clave<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La obligaci\u00f3n fue desarrollada mediante la <strong>Resoluci\u00f3n 000013 de 2021 de la DIAN<\/strong>, norma que incorpor\u00f3 la funcionalidad de n\u00f3mina electr\u00f3nica dentro del sistema de facturaci\u00f3n electr\u00f3nica colombiano.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfQui\u00e9nes est\u00e1n obligados a generar n\u00f3mina electr\u00f3nica?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Uno de los errores m\u00e1s frecuentes consiste en asumir que la n\u00f3mina electr\u00f3nica aplica \u00fanicamente para grandes empresas o contribuyentes obligados a facturar electr\u00f3nicamente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La regulaci\u00f3n establece que est\u00e1n obligados quienes:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una relaci\u00f3n laboral, legal o reglamentaria.<\/li>\n\n\n\n<li>Tengan pensionados a cargo.<\/li>\n\n\n\n<li>Requieran soportar costos, gastos y deducciones en el impuesto sobre la renta.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En la pr\u00e1ctica, esto incluye:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td><strong>Tipo de contribuyente<\/strong><\/td><td><strong>Obligaci\u00f3n<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>Sociedades comerciales<\/td><td>S\u00ed<\/td><\/tr><tr><td>Grandes contribuyentes<\/td><td>S\u00ed<\/td><\/tr><tr><td>Empresas con pocos empleados<\/td><td>S\u00ed<\/td><\/tr><tr><td>Personas naturales empleadoras<\/td><td>S\u00ed<\/td><\/tr><tr><td>Organizaciones con pensionados a cargo<\/td><td>S\u00ed<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La obligaci\u00f3n no depende exclusivamente del tama\u00f1o de la empresa ni del n\u00famero de empleados. Lo determinante es la necesidad de soportar fiscalmente los pagos laborales realizados.<\/p>\n\n\n\t\t<div data-elementor-type=\"container\" data-elementor-id=\"18846\" class=\"elementor elementor-18846\" data-elementor-post-type=\"elementor_library\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6f8b0176 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"6f8b0176\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\" data-settings=\"{&quot;background_background&quot;:&quot;classic&quot;,&quot;jet_parallax_layout_list&quot;:[]}\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-f14d7da elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"f14d7da\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h5 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Todo tu proceso de facturaci\u00f3n, integrado y bajo control.<\/h5>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-42d6399 elementor-align-center mi-contenedor-dinamico elementor-widget elementor-widget-button\" data-id=\"42d6399\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"button.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-button-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<a class=\"elementor-button elementor-button-link elementor-size-sm elementor-animation-grow\" href=\"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/facturacion-electronica\/\">\n\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-button-content-wrapper\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-button-text\"><b>Te asesoramos<\/b><\/span>\n\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>El objetivo de la DIAN con la n\u00f3mina electr\u00f3nica<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><a href=\"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/nomina-electronica\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Electronic Payroll <\/a>responde a una estrategia m\u00e1s amplia de control y trazabilidad de la informaci\u00f3n tributaria.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Al igual que ocurre con la factura electr\u00f3nica, la autoridad fiscal puede:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Validar la consistencia entre la informaci\u00f3n laboral y tributaria.<\/li>\n\n\n\n<li>Contrastar datos con declaraciones de renta.<\/li>\n\n\n\n<li>Verificar coherencia frente a los aportes a seguridad social.<\/li>\n\n\n\n<li>Identificar posibles inconsistencias contables.<\/li>\n\n\n\n<li>Reducir espacios para la evasi\u00f3n y la informalidad.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfQu\u00e9 informaci\u00f3n contiene el documento soporte de n\u00f3mina electr\u00f3nica?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El documento transmitido incorpora informaci\u00f3n detallada de cada beneficiario del pago.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entre los elementos principales se encuentran:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Datos del empleador<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Raz\u00f3n social.<\/li>\n\n\n\n<li>NIT.<\/li>\n\n\n\n<li>Identificaci\u00f3n tributaria.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Datos del trabajador<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Nombre completo.<\/li>\n\n\n\n<li>Documento de identificaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Valores devengados<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Incluyen conceptos como:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Salario.<\/li>\n\n\n\n<li>Horas extras.<\/li>\n\n\n\n<li>Recargos.<\/li>\n\n\n\n<li>Comisiones.<\/li>\n\n\n\n<li>Bonificaciones.<\/li>\n\n\n\n<li>Auxilios.<\/li>\n\n\n\n<li>Prestaciones.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Valores deducidos<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Incluyen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Salud.<\/li>\n\n\n\n<li>Pensi\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Libranzas.<\/li>\n\n\n\n<li>Retenci\u00f3n en la fuente.<\/li>\n\n\n\n<li>Otros descuentos autorizados.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Valor neto<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Corresponde a la diferencia entre devengados y deducciones.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Adem\u00e1s, el documento incorpora identificadores \u00fanicos de validaci\u00f3n electr\u00f3nica, numeraci\u00f3n consecutiva y firma digital conforme a los requisitos t\u00e9cnicos establecidos por la DIAN.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfCon qu\u00e9 frecuencia debe transmitirse la n\u00f3mina electr\u00f3nica?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una de las dudas m\u00e1s comunes surge cuando las empresas realizan pagos quincenales, semanales o en diferentes fechas dentro del mismo mes.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La regla es clara: La n\u00f3mina electr\u00f3nica se genera y transmite de forma <strong>mensual<\/strong>, independientemente de la periodicidad con la que se realicen los pagos laborales.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Esto implica que el empleador debe consolidar la informaci\u00f3n correspondiente al per\u00edodo mensual y reportarla dentro de los plazos definidos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfCu\u00e1l es el plazo para transmitir la n\u00f3mina electr\u00f3nica?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Los sujetos obligados deben transmitir el documento soporte dentro de los <strong>primeros diez d\u00edas h\u00e1biles del mes siguiente<\/strong> al per\u00edodo reportado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Por ejemplo:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><tbody><tr><td><strong>Mes de n\u00f3mina<\/strong><\/td><td><strong>Plazo de transmisi\u00f3n<\/strong><\/td><\/tr><tr><td>Septiembre<\/td><td>15 de octubre<\/td><\/tr><tr><td>Octubre<\/td><td>13 de noviembre<\/td><\/tr><tr><td>Noviembre<\/td><td>14 de diciembre<\/td><\/tr><tr><td>Diciembre<\/td><td>14 de enero 2027<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La recomendaci\u00f3n para las \u00e1reas financieras y de n\u00f3mina consiste en no dejar el cumplimiento para los \u00faltimos d\u00edas del per\u00edodo permitido, especialmente cuando existen ajustes, novedades laborales o integraciones tecnol\u00f3gicas que deben validarse previamente.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfQu\u00e9 ocurre si la transmisi\u00f3n se realiza fuera del plazo?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La transmisi\u00f3n extempor\u00e1nea sigue generando dudas entre empleadores y responsables tributarios.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La DIAN ha reiterado recientemente que la generaci\u00f3n y transmisi\u00f3n oportuna constituye un requisito formal para la deducibilidad de los costos y gastos laborales.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Dato destacado<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El Concepto 378 de 2026 de la DIAN reiter\u00f3 que, aunque la transmisi\u00f3n tard\u00eda no cuenta con una sanci\u00f3n espec\u00edfica asociada al documento en s\u00ed, la oportunidad en el env\u00edo sigue siendo un requisito relevante para soportar las deducciones tributarias correspondientes. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Por esta raz\u00f3n, el riesgo empresarial no debe evaluarse \u00fanicamente desde la perspectiva de sanciones, sino desde su impacto potencial en:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Declaraciones de renta.<\/li>\n\n\n\n<li>Procesos de fiscalizaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Soporte de costos laborales.<\/li>\n\n\n\n<li>Controles internos y auditor\u00edas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>El reto empresarial ya no es cumplir: es integrar la informaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La evoluci\u00f3n normativa ha llevado a que la n\u00f3mina electr\u00f3nica deje de verse como una obligaci\u00f3n aislada.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Las \u00e1reas de finanzas, talento humano, contabilidad y cumplimiento deben operar sobre una misma fuente de informaci\u00f3n para garantizar coherencia entre:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>N\u00f3mina.<\/li>\n\n\n\n<li>Contabilidad.<\/li>\n\n\n\n<li>Seguridad social.<\/li>\n\n\n\n<li>Declaraciones tributarias.<\/li>\n\n\n\n<li>Facturaci\u00f3n electr\u00f3nica.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Cuando estos procesos se gestionan de forma independiente, aumentan los riesgos de diferencias entre bases de datos y reportes regulatorios.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Preguntas frecuentes sobre n\u00f3mina electr\u00f3nica<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfLa n\u00f3mina electr\u00f3nica reemplaza la liquidaci\u00f3n de n\u00f3mina?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">No. La n\u00f3mina electr\u00f3nica es un documento soporte que se transmite a la DIAN. La liquidaci\u00f3n de n\u00f3mina contin\u00faa siendo responsabilidad del empleador.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfTodos los empleadores deben generar n\u00f3mina electr\u00f3nica?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Deben hacerlo quienes realicen pagos derivados de una relaci\u00f3n laboral y necesiten soportar costos, gastos o deducciones en renta.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfLa n\u00f3mina electr\u00f3nica se transmite por empleado o de forma consolidada?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La informaci\u00f3n se genera por cada beneficiario del pago, aunque el proceso de transmisi\u00f3n puede realizarse dentro del reporte mensual correspondiente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfQu\u00e9 son las notas de ajuste de n\u00f3mina electr\u00f3nica?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Son documentos utilizados para corregir errores o modificaciones posteriores en la informaci\u00f3n ya transmitida.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfCu\u00e1l es el principal riesgo de incumplir?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La p\u00e9rdida de soporte adecuado para costos y deducciones laborales y la exposici\u00f3n a contingencias tributarias durante procesos de fiscalizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfLa n\u00f3mina electr\u00f3nica hace parte del sistema de facturaci\u00f3n electr\u00f3nica?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">S\u00ed. La DIAN la incorpor\u00f3 como una funcionalidad dentro del ecosistema de facturaci\u00f3n electr\u00f3nica.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Imagen tomada de <a href=\"https:\/\/www.magnific.com\/es\/foto-gratis\/anciana-lee-noticias-laptop-manos-cerradas_37082500.htm#fromView=search&amp;page=1&amp;position=3&amp;uuid=41a7d382-27e7-484d-85b3-8930068f1c13&amp;track=ais_hybrid&amp;query=nomina+electronica%22&gt;Imagen\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Magnific<\/a><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La n\u00f3mina electr\u00f3nica dej\u00f3 de ser una novedad regulatoria para convertirse en un requisito esencial de cumplimiento tributario en Colombia.<\/p>","protected":false},"author":6,"featured_media":20329,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[117],"tags":[102],"class_list":["post-20327","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-facturacion-electronica","tag-transformacion-de-data"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/20327","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/6"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=20327"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/20327\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":20331,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/20327\/revisions\/20331"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/20329"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=20327"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=20327"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=20327"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}