{"id":20162,"date":"2026-08-06T11:01:03","date_gmt":"2026-08-06T16:01:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cadena.com.co\/?p=20162"},"modified":"2026-08-06T11:01:34","modified_gmt":"2026-08-06T16:01:34","slug":"rechazar-una-factura","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/blog\/rechazar-una-factura\/","title":{"rendered":"Rechazar una factura no es lo mismo que detectar un error"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph\">Rechazar<em> una factura o detectar un error requiere identificar correctamente la situaci\u00f3n y actuar dentro de los tiempos establecidos. Una gesti\u00f3n oportuna permite mantener el control sobre cada documento recibido.<\/em><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><em>Diferencia cu\u00e1ndo corresponde gestionar un rechazo y cu\u00e1ndo existe una inconsistencia que requiere otra acci\u00f3n dentro del proceso.<\/em><\/li>\n\n\n\n<li><em>Identifica las situaciones que pueden llevar a controvertir una factura y los aspectos que debes revisar antes de tomar una decisi\u00f3n.<\/em><\/li>\n\n\n\n<li><em>Controla los plazos y la trazabilidad de cada documento para gestionar oportunamente las facturas que presentan inconsistencias.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Cuando una factura electr\u00f3nica llega a una empresa, lo primero que debe ocurrir es su validaci\u00f3n. Antes de que el documento entre al flujo de gesti\u00f3n, pueden existir inconsistencias t\u00e9cnicas que impidan su procesamiento. Por ejemplo, que el archivo no contenga la estructura requerida, que el documento no est\u00e9 aprobado por la DIAN, que el CUFE no coincida con el validado o que el NIT del receptor no corresponda.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En estos casos, la factura no supera las validaciones de recepci\u00f3n y no se carga al portal. La causal queda registrada y el proveedor debe ser notificado. Esto es diferente de un rechazo dentro del flujo de Eventos T\u00edtulo Valor.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Aqu\u00ed la factura ya super\u00f3 las validaciones t\u00e9cnicas y se encuentra habilitada para continuar con el proceso de recepci\u00f3n. Es entonces cuando la empresa debe revisar si la operaci\u00f3n que representa realmente ocurri\u00f3 y si existen razones para controvertir el documento.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La distinci\u00f3n es importante porque permite entender que existen dos momentos diferentes para detectar problemas:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Primero, la validaci\u00f3n t\u00e9cnica y normativa del documento.<\/li>\n\n\n\n<li>Despu\u00e9s, la revisi\u00f3n de la operaci\u00f3n comercial que respalda la factura.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una <a href=\"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/blog\/como-procesar-las-facturas-que-recibes\/\">recepci\u00f3n <\/a>madura debe controlar ambos.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El rechazo corresponde a una decisi\u00f3n de la empresa cuando existen razones para no aceptar la factura dentro del proceso de recepci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfCu\u00e1ndo se debe rechazar una factura electr\u00f3nica?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Puede ocurrir, por ejemplo, cuando el documento no corresponde a una operaci\u00f3n realizada por la empresa, cuando existe una inconsistencia relevante en la informaci\u00f3n facturada o cuando la operaci\u00f3n que respalda la factura no puede ser reconocida por el adquirente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La clave est\u00e1 en que el rechazo debe responder a una causa concreta y verificable. No deber\u00eda utilizarse como mecanismo para &#8220;devolver&#8221; cualquier factura que genere dudas o como una forma de ganar tiempo mientras las \u00e1reas internas revisan la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Antes de hacer el rechazo de una factura, es necesario revisar la situaci\u00f3n y coordinar la informaci\u00f3n entre las \u00e1reas involucradas.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Compras puede confirmar si existe una orden de compra.<\/li>\n\n\n\n<li>El \u00e1rea responsable de recibir el bien o servicio puede verificar si efectivamente se realiz\u00f3 la entrega.<\/li>\n\n\n\n<li>Contabilidad puede revisar la informaci\u00f3n fiscal y los datos de la factura.<\/li>\n\n\n\n<li>Cuentas por pagar puede comprobar si el documento ya fue registrado o si existe otro relacionado con la misma operaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Cuando estas \u00e1reas no est\u00e1n conectadas, una factura puede permanecer pendiente mientras el plazo para actuar sigue avanzando.<\/p>\n\n\n\t\t<div data-elementor-type=\"container\" data-elementor-id=\"18846\" class=\"elementor elementor-18846\" data-elementor-post-type=\"elementor_library\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6f8b0176 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"6f8b0176\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\" data-settings=\"{&quot;background_background&quot;:&quot;classic&quot;,&quot;jet_parallax_layout_list&quot;:[]}\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-f14d7da elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"f14d7da\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h5 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">\u00bfRecibes facturas sin control ni trazabilidad?<\/h5>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-42d6399 elementor-align-center mi-contenedor-dinamico elementor-widget elementor-widget-button\" data-id=\"42d6399\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"button.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-button-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<a class=\"elementor-button elementor-button-link elementor-size-sm elementor-animation-grow\" href=\"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/recepcion-de-facturas-electronicas\/?gad_source=1&#038;gad_campaignid=23559392130&#038;gbraid=0AAAAAoPLPOEwUiEeRdj1JfyiXiH-_r8I3&#038;gclid=CjwKCAjw1N7NBhAoEiwAcPchp9kVjuAw6zQAvDeJM_lW5v78Y6wCpKzEntDtGzmzXyDbBau-IQp2NRoC1L0QAvD_BwE\">\n\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-button-content-wrapper\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-button-text\"><b>Descubre c\u00f3mo los gestionamos<\/b><\/span>\n\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfQu\u00e9 es un reclamo y en qu\u00e9 se diferencia del rechazo?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Rechazo y reclamo no deben tratarse como sin\u00f3nimos. El rechazo expresa que el adquirente no acepta la factura por una raz\u00f3n determinada. El reclamo, por su parte, permite controvertir una situaci\u00f3n espec\u00edfica relacionada con el documento o con la operaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En la pr\u00e1ctica, la diferencia est\u00e1 en el alcance de la inconformidad. Un rechazo implica que la factura no debe continuar como si la operaci\u00f3n estuviera aceptada. Un reclamo pone de manifiesto una controversia que debe ser revisada y atendida.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Por eso, antes de seleccionar el evento que corresponde, la empresa debe entender qu\u00e9 est\u00e1 cuestionando y cu\u00e1l es el efecto que busca producir con su decisi\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">No es lo mismo detectar que una factura fue emitida a una empresa que nunca realiz\u00f3 la compra, que encontrar una diferencia entre la cantidad facturada y la cantidad realmente recibida. En ambos casos existe una inconsistencia, pero la naturaleza del problema es diferente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Dato clave<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una factura que presenta una inconsistencia no deber\u00eda simplemente quedar &#8220;pendiente&#8221;. La empresa necesita identificar la causa, definir qu\u00e9 acci\u00f3n corresponde y gestionarla dentro del plazo establecido.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>El plazo importa: tres d\u00edas h\u00e1biles despu\u00e9s del Evento 032<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El control de los tiempos es uno de los puntos m\u00e1s sensibles del proceso.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La ficha t\u00e9cnica del servicio establece que <strong>no existe un plazo formal definido por la DIAN para emitir el Evento 030 (Acuse de recibo) ni el Evento 032 (Recibo del bien o servicio)<\/strong>. Sin embargo, se recomienda generarlos de inmediato al recibir la factura y al recibir el bien o servicio, respectivamente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una vez se genera el <strong><a href=\"https:\/\/www.dian.gov.co\/impuestos\/factura-electronica\/Documents\/Como-asociar-los-eventos-acuse-de-recibo-de-la-FE.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Evento 032<\/a><\/strong>, comienza a correr el plazo de <strong>tres d\u00edas h\u00e1biles<\/strong> para que la empresa manifieste su posici\u00f3n frente a la factura.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Durante ese periodo debe tomar una decisi\u00f3n. Si existen razones para rechazarla, debe actuar dentro del plazo correspondiente. Si la empresa no rechaza la factura dentro de esos tres d\u00edas h\u00e1biles, posteriormente no podr\u00e1 hacerlo y el emisor podr\u00e1 generar la aceptaci\u00f3n t\u00e1cita.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El punto de partida debe estar claramente identificado.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>\u00bfCu\u00e1ndo se recibi\u00f3 la factura?<\/li>\n\n\n\n<li>\u00bfCu\u00e1ndo se recibi\u00f3 el bien o servicio?<\/li>\n\n\n\n<li>\u00bfCu\u00e1ndo se gener\u00f3 el Evento 032?<\/li>\n\n\n\n<li>\u00bfCu\u00e1nto tiempo queda para actuar?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Estas preguntas deber\u00edan poder responderse r\u00e1pidamente para cada factura.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfC\u00f3mo deber\u00eda gestionar una empresa el rechazo y reclamo de facturas?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La soluci\u00f3n no est\u00e1 en construir un proceso que permita <strong>tomar mejores decisiones dentro del tiempo disponible<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Un proceso ordenado deber\u00eda seguir al menos cinco pasos.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>1. Recibir y validar<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La factura debe pasar por validaciones t\u00e9cnicas y normativas antes de ingresar al flujo de gesti\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>2. Identificar la operaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La empresa debe relacionar el documento con la orden de compra, el contrato o el proceso que origin\u00f3 la adquisici\u00f3n, cuando corresponda.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>3. Confirmar el bien o servicio<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El \u00e1rea responsable debe verificar que la operaci\u00f3n efectivamente ocurri\u00f3 y que lo facturado corresponde con lo recibido.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>4. Resolver las inconsistencias<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Si existe un problema, debe definirse si corresponde gestionar un rechazo o la acci\u00f3n que aplique seg\u00fan la situaci\u00f3n concreta.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>5. Registrar y conservar la evidencia<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La empresa debe poder consultar posteriormente qu\u00e9 ocurri\u00f3 con la factura, cu\u00e1l fue la causa y qu\u00e9 acciones se realizaron.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Este \u00faltimo punto suele ser subestimado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una factura no termina su ciclo cuando se rechaza. La empresa necesita conservar la historia de la decisi\u00f3n para responder ante consultas del proveedor, auditor\u00edas internas o revisiones posteriores.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Importante<\/strong>: <strong>el rechazo no deber\u00eda ser el resultado de descubrir tarde que una factura ten\u00eda un problema.<\/strong> Una recepci\u00f3n bien gestionada permite detectar inconsistencias, asignar responsables y tomar decisiones antes de que venza el plazo para actuar.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Preguntas frecuentes<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfCu\u00e1l es la diferencia entre rechazo y reclamo de una factura electr\u00f3nica?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El <strong>rechazo<\/strong> expresa que el adquirente no acepta la factura por una raz\u00f3n determinada. El <strong>reclamo<\/strong> permite controvertir una situaci\u00f3n espec\u00edfica relacionada con la factura o la operaci\u00f3n, por lo que es importante identificar la causa concreta antes de definir qu\u00e9 gesti\u00f3n corresponde.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfCu\u00e1nto tiempo tengo para hacer el rechazo de una factura electr\u00f3nica?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Despu\u00e9s de generado el <strong>Evento 032 (Recibo del bien o servicio)<\/strong>, el adquirente cuenta con <strong>tres d\u00edas h\u00e1biles<\/strong> para manifestar su posici\u00f3n frente a la factura. Si no la rechaza dentro de ese plazo, posteriormente no podr\u00e1 hacerlo y el emisor podr\u00e1 generar la aceptaci\u00f3n t\u00e1cita.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfQu\u00e9 pasa si una factura electr\u00f3nica tiene errores t\u00e9cnicos?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Si el documento no cumple las validaciones t\u00e9cnicas requeridas, como la estructura del archivo, la aprobaci\u00f3n DIAN, la coincidencia del CUFE o el NIT del receptor, puede no cargarse al portal y la causal queda registrada. Esta situaci\u00f3n es diferente del rechazo que ocurre despu\u00e9s, dentro del flujo de Eventos T\u00edtulo Valor.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfQu\u00e9 pasa si no rechazo una factura electr\u00f3nica a tiempo?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Si transcurre el plazo de tres d\u00edas h\u00e1biles despu\u00e9s del Evento 032 sin que se haya realizado el rechazo, posteriormente no podr\u00e1 hacerse. El emisor podr\u00e1 generar la aceptaci\u00f3n t\u00e1cita, por lo que la empresa pierde la posibilidad de controvertir la factura mediante el rechazo dentro de ese flujo.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Imagen tomada de <a href=\"https:\/\/www.magnific.com\/es\/foto-gratis\/primer-plano-persona-que-trabaja-energias-alternativas_23668237.htm#fromView=search&amp;page=1&amp;position=9&amp;uuid=b52603d8-105e-4c1a-b5c2-ac3b665c341c&amp;query=rechazar+facturas%22&gt;Imagen\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Magnific<\/a><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Rechazo y reclamo de la factura electr\u00f3nica no deben tratarse como sin\u00f3nimos. 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