{"id":20040,"date":"2026-07-06T13:42:14","date_gmt":"2026-07-06T18:42:14","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cadena.com.co\/?p=20040"},"modified":"2026-07-06T13:42:17","modified_gmt":"2026-07-06T18:42:17","slug":"notas-credito-electronicas-para-impuestos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/notas-credito-electronicas-para-impuestos\/","title":{"rendered":"Notas cr\u00e9dito electr\u00f3nicas alineadas para operaciones e impuestos"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>Una recepci\u00f3n s\u00f3lida no se limita a las facturas electr\u00f3nicas que llegan a tu buz\u00f3n. Tambi\u00e9n debe integrar las notas de cr\u00e9dito electr\u00f3nicas que ajustan esas facturas: devoluciones, descuentos posteriores, correcciones y acuerdos comerciales. Cuando recepci\u00f3n y notas de cr\u00e9dito se gestionan en flujos separados o manuales, tus saldos con proveedores y tu soporte tributario frente a la DIAN se vuelven m\u00e1s dif\u00edciles de explicar.<\/em><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>En este art\u00edculo aprender\u00e1s:<\/em><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>Una vez que haya ordenado la recepci\u00f3n de facturas, el siguiente paso es lineal c\u00f3mo circular las notas de cr\u00e9dito que las corrigen.<\/em><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><em>Ver c\u00f3mo conectar recepci\u00f3n de facturas y notas de cr\u00e9dito en un solo proceso, desde el buz\u00f3n DIAN hasta el ERP.<\/em><\/li>\n\n\n\n<li><em>Entender el rol de las notas cr\u00e9dito recibidas en saldos, compras e impuestos descontables.<\/em><\/li>\n\n\n\n<li><em>Detectar errores frecuentes que rompen trazabilidad y c\u00f3mo una plataforma de recepci\u00f3n ayuda a evitarlos.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Cada factura electr\u00f3nica que recibes cuenta una parte de la historia de una operaci\u00f3n. La otra parte son los ajustes: productos devueltos, descuentos por volumen, correcciones de precio, acuerdos posteriores. Esos ajustes se reflejan en notas de cr\u00e9dito electr\u00f3nicas emitidas por el proveedor y recibidas por su empresa.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Si recepci\u00f3n y NC (Notas de Cr\u00e9dito) se gestionan con reglas distintas, canales o controles distintos, la historia se rompe. La factura dice una cosa, la nota cr\u00e9dito otra, el ERP una tercera y la conciliaci\u00f3n con el proveedor se vuelve una tarea de reconstrucci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Recepci\u00f3n: el flujo base que todo documento debe seguir<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una recepci\u00f3n madura implica:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Canal \u00fanico de entrada registrado ante la DIAN;<\/li>\n\n\n\n<li>Validaci\u00f3n normativa y t\u00e9cnica en tiempo real;<\/li>\n\n\n\n<li>Clasificaci\u00f3n y enrutamiento interno;<\/li>\n\n\n\n<li>Gesti\u00f3n de eventos electr\u00f3nicos cuando se aplica;<\/li>\n\n\n\n<li>Registro contable y paso a cuentas por pagar;<\/li>\n\n\n\n<li>Custodia y trazabilidad de cinco a\u00f1os como m\u00ednimo.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ese mismo flujo base deber\u00eda aplicarse tanto a facturas como a notas de cr\u00e9dito electr\u00f3nicas. Cambia la funci\u00f3n del documento, no la necesidad de que pase por los mismos puntos de control.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Qu\u00e9 es una nota de cr\u00e9dito electr\u00f3nica en Recepci\u00f3n y qu\u00e9 debe resolver<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La NC electr\u00f3nica es el documento que reduce el valor de una factura ya emitida: devoluciones de mercanc\u00eda, bonificaciones, descuentos posteriores, correcciones de errores. Desde la <a href=\"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/como-procesar-las-facturas-que-recibes\/\">recepci\u00f3n<\/a>, cada nota cr\u00e9dito que llega deber\u00eda resolver tres preguntas:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>\u00bfQu\u00e9 factura se est\u00e1 ajustando?<\/li>\n\n\n\n<li>\u00bfPor qu\u00e9 se est\u00e1 ajustando esa operaci\u00f3n?<\/li>\n\n\n\n<li>\u00bfC\u00f3mo impacta el saldo con el proveedor y los impuestos asociados?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Si esas respuestas no est\u00e1n integradas al flujo, la empresa ve las notas de cr\u00e9dito como documentos aislados, no como parte del soporte de la operaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\t\t<div data-elementor-type=\"container\" data-elementor-id=\"18846\" class=\"elementor elementor-18846\" data-elementor-post-type=\"elementor_library\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6f8b0176 e-flex e-con-boxed e-con e-parent\" data-id=\"6f8b0176\" data-element_type=\"container\" data-e-type=\"container\" data-settings=\"{&quot;background_background&quot;:&quot;classic&quot;,&quot;jet_parallax_layout_list&quot;:[]}\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"e-con-inner\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-f14d7da elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"f14d7da\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h5 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">\u00bfRecibes facturas sin control ni trazabilidad?<\/h5>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-42d6399 elementor-align-center mi-contenedor-dinamico elementor-widget elementor-widget-button\" data-id=\"42d6399\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"button.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-button-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<a class=\"elementor-button elementor-button-link elementor-size-sm elementor-animation-grow\" href=\"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/recepcion-de-facturas-electronicas\/\">\n\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-button-content-wrapper\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-button-text\"><b>Saber m\u00e1s<\/b><\/span>\n\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Flujo pr\u00e1ctico: recepci\u00f3n y notas cr\u00e9dito en un solo proceso<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>1. Entrada por el mismo buz\u00f3n y la misma plataforma<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Facturas y notas de cr\u00e9dito deben ingresar por el mismo canal: el buz\u00f3n de correo oficial registrado ante la DIAN y la misma soluci\u00f3n de recepci\u00f3n electr\u00f3nica. Esto permite:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Evitar documentos \u201cpor fuera\u201d en correos personales<\/li>\n\n\n\n<li>Aplicar los mismos controles de seguridad y acceso<\/li>\n\n\n\n<li>Construir una historia completa por proveedor en un solo lugar.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En el servicio de Cadena, la plataforma recibe el correo, extrae el ZIP y toma el AttachedDocument tanto de facturas como de notas de cr\u00e9dito, carg\u00e1ndolos al portal con su tipo de documento.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>2. Validaci\u00f3n y normativa t\u00e9cnica en tiempo real<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Antes de tocar el ERP, todos los documentos, facturas y notas de cr\u00e9dito, deben pasar por validaciones comunes.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Requisitos de estructura seg\u00fan la DIAN<\/li>\n\n\n\n<li>Aprobaci\u00f3n en ambiente productivo<\/li>\n\n\n\n<li>NIT del receptor correcto<\/li>\n\n\n\n<li>Referencia y CUFE coherentes con la operaci\u00f3n<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una nota de cr\u00e9dito que no cumple estas condiciones no deber\u00eda ingresar al proceso contable. Los ajustes del registrador mal emitidos solo a\u00f1aden ruido a cuentas por pagar.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>3. Asociaci\u00f3n espec\u00edfica entre facturas y notas de cr\u00e9dito<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El punto donde recepci\u00f3n y notas de cr\u00e9dito se encuentran es la asociaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Buenas pr\u00e1cticas m\u00ednimas:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Exigir que cada nota de cr\u00e9dito se vincule a la factura o grupo de facturas que ajusta;<\/li>\n\n\n\n<li>Registrar el motivo del ajuste (devoluci\u00f3n, descuento, correcci\u00f3n);<\/li>\n\n\n\n<li>Mantener ese v\u00ednculo visible tanto en la plataforma como en el ERP.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">De esta forma, cuando alguien mira el saldo de un proveedor, ve la secuencia completa: factura, nota cr\u00e9dito, estado de pago y evidencia.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>4. Revisi\u00f3n interna y decisi\u00f3n de incorporaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Aunque las notas de cr\u00e9dito las emite el proveedor, el receptor decide c\u00f3mo las incorpora.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En el flujo de recepci\u00f3n, suele intervenir:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>El \u00e1rea usuaria, que confirma la devoluci\u00f3n o ajuste de servicio;<\/li>\n\n\n\n<li>Compras, que verifica que el ajuste corresponde con lo pactado;<\/li>\n\n\n\n<li>Cuentas por pagar, que valida el efecto en saldos y en condiciones de pago.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Un proceso claro define qui\u00e9n revisa qu\u00e9 tipo de notas, en qu\u00e9 plazo y bajo qu\u00e9 criterios, para que los ajustes no queden acumulados sin decisi\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>5. Registro contable coordinado con recepci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Solo cuando la nota de cr\u00e9dito est\u00e1 validada, asociada y aprobada se registra en el ERP.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El registro debe:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Ajustar la cuenta por pagar correspondiente<\/li>\n\n\n\n<li>Reflejar el cambio en la compra o gasto;<\/li>\n\n\n\n<li>Aplique el IVA descontable cuando actualice, en coherencia con la factura.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Si recepci\u00f3n y registro contable no hablan el mismo idioma, el saldo con el proveedor y los impuestos se desalinean<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Custodia y trazabilidad conjunta<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La recepci\u00f3n y notas de cr\u00e9dito comparten un requisito: conservar documentos y su historia completa durante al menos cinco a\u00f1os, con integridad y accesibilidad.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En una soluci\u00f3n como la de Cadena, cada operaci\u00f3n puede consultarse como una l\u00ednea de tiempo:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Fecha de recepci\u00f3n de la factura<\/li>\n\n\n\n<li>Eventos electr\u00f3nicos relevantes<\/li>\n\n\n\n<li>Notas cr\u00e9dito asociado<\/li>\n\n\n\n<li>Decisiones internas<\/li>\n\n\n\n<li>Estados de pago<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Esa trazabilidad conjunta es la diferencia entre responder en horas a una auditor\u00eda o invertir semanas reconstruyendo informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>C\u00f3mo ayudar a una soluci\u00f3n de recepci\u00f3n bien dise\u00f1ada<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En cuentas por pagar con cientos o millas de documentos al mes, recepci\u00f3n lineal y notas de cr\u00e9dito sin tecnolog\u00eda es pr\u00e1cticamente imposible.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una soluci\u00f3n robusta aporta:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Canal \u00fanico para recepci\u00f3n de facturas y notas de cr\u00e9dito<\/li>\n\n\n\n<li>Validaci\u00f3n normativa en tiempo real, antes del ERP<\/li>\n\n\n\n<li>Asociaci\u00f3n simple y visible entre facturas y notas de cr\u00e9dito<\/li>\n\n\n\n<li>custodia certificada de todo el flujo documental<\/li>\n\n\n\n<li>Trazabilidad completa por proveedor, periodo y tipo de documento.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El servicio de Recepci\u00f3n de Facturas Electr\u00f3nicas con Emisi\u00f3n de Eventos T\u00edtulo Valor y RADIAN de <a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/company\/cadena-sa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Cadena<\/a> integra estos elementos en un mismo flujo, con integraci\u00f3n v\u00eda API al ERP y los procesos de cuentas por pagar.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Preguntas frecuentes<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfPor qu\u00e9 debo gestionar notas de cr\u00e9dito en el mismo flujo que la recepci\u00f3n de facturas?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Porque ajustan las mismas operaciones que originan las facturas. Separarlas en otro circuito rompe la historia de la relaci\u00f3n con el proveedor y complica la conciliaci\u00f3n, trazabilidad y soporte tributario.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfQu\u00e9 pasa si registro notas cr\u00e9dito sin vincularlas a las facturas correspondientes?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Generas saldos dif\u00edciles de explicar, m\u00e1s trabajo de conciliaci\u00f3n y un soporte incompleto ante auditor\u00eda o DIAN, porque no se ve claramente qu\u00e9 operaci\u00f3n se ajust\u00f3 y por qu\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfUna nota de cr\u00e9dito electr\u00f3nica tiene los mismos controles normativos que una factura?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Comparte muchos requisitos t\u00e9cnicos y de registro en el sistema de facturaci\u00f3n. Por eso es recomendable someterla a las mismas validaciones de recepci\u00f3n antes de que impacte el ERP.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00bfCentralizar recepci\u00f3n y notas de cr\u00e9dito en una plataforma realmente reduce el trabajo?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">S\u00ed, porque convierte la gesti\u00f3n en un flujo \u00fanico y trazable en lugar de m\u00faltiples circuitos manuales. El trabajo que se elimina no es el necesario, sino el repetitivo: buscar correos, reconciliar planillas, reconstruir historias.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Imagen tomada de:<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La nota de cr\u00e9dito electr\u00f3nica es el documento que reduce el valor de una factura ya emitida: devoluciones de mercanc\u00eda, bonificaciones, descuentos posteriores, correcciones de errores. 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