{"id":20027,"date":"2026-07-01T10:31:44","date_gmt":"2026-07-01T15:31:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cadena.com.co\/?p=20027"},"modified":"2026-07-01T10:35:56","modified_gmt":"2026-07-01T15:35:56","slug":"como-procesar-las-facturas-que-recibes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/como-procesar-las-facturas-que-recibes\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo procesar las facturas electr\u00f3nicas que recibes"},"content":{"rendered":"<p><em>Procesar bien una factura electr\u00f3nica recibida no es solo \u201cbajar el PDF y registrarlo en el ERP\u201d. Es definir un flujo claro, repetible y trazable que conecte recepci\u00f3n, validaci\u00f3n, decisi\u00f3n contable y, cuando se aplique, eventos electr\u00f3nicos y pagos.<\/em><\/p>\n\n\n\n<p><em>Una vez tengas claro qu\u00e9 debes recibir y qu\u00e9 exige la DIAN, el siguiente paso es ordenar c\u00f3mo circular cada factura dentro de tu empresa.<\/em><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong><em>Dise\u00f1ar<\/em><\/strong><em> un flujo paso a paso para procesar facturas electr\u00f3nicas recibidas, desde el buz\u00f3n DIAN hasta el registro contable y el pago.<\/em><\/li>\n\n\n\n<li><strong><em>Identificar<\/em><\/strong><em> los puntos de control clave: validaciones, responsables, eventos electr\u00f3nicos y plazos que no puedes dejar pasar.<\/em><\/li>\n\n\n\n<li><strong><em>Aprovechar<\/em><\/strong><em> soluciones tecnol\u00f3gicas para automatizar tareas cr\u00edticas y asegurar trazabilidad frente a auditor\u00edas y revisi\u00f3n de la DIAN.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>En <a href=\"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/obligacion-de-recibir-factura-electronica-dian\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">recepci\u00f3n<\/a>, \u201cprocesar una factura\u201d significa m\u00e1s que registrarla en cuentas por pagar. Un proceso s\u00f3lido permite saber, para cada documento, c\u00f3mo entr\u00f3, qu\u00e9 validaciones pasaron, qu\u00e9 eventos se generaron, qu\u00e9 decisiones se tomaron y en qu\u00e9 estado se encuentra hoy.<\/p>\n\n\n\n<p>Adem\u00e1s, la factura electr\u00f3nica que se recibe correctamente soporta costos, deducciones, impuestos descontables y puede circular como t\u00edtulo valor dentro de RADIAN. Si el procesamiento es d\u00e9bil, se resiente la eficiencia de cuentas por pagar y se vuelve m\u00e1s dif\u00edcil sostener el soporte ante auditor\u00edas o frente a la DIAN.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Paso a paso: c\u00f3mo procesar una factura electr\u00f3nica recibida<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p><strong>1. Entrada controlada por el buz\u00f3n registrado ante la DIAN<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Todo empieza en el correo electr\u00f3nico \u00fanico registrado ante la DIAN como canal oficial de recepci\u00f3n. Las facturas de los proveedores deben redirigirse de forma sistem\u00e1tica a ese buz\u00f3n para que ninguna quede por fuera del proceso.<\/p>\n\n\n\n<p>En el servicio de Cadena, desde ese buz\u00f3n se recibe el correo, se extrae el archivo ZIP y se toma el AttachedDocument de la factura electr\u00f3nica, el cual incorpora el ApplicationResponse emitido por la DIAN como evidencia del resultado de validaci\u00f3n, as\u00ed como la representaci\u00f3n gr\u00e1fica de la factura.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>2. Validaci\u00f3n t\u00e9cnica y normativa en tiempo real<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Antes de que la factura entre al ERP o el flujo contable, debe pasar por validaciones b\u00e1sicas.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Requisitos de estructura seg\u00fan la DIAN<\/li>\n\n\n\n<li>Existencia de AttachedDocument y representaci\u00f3n gr\u00e1fica<\/li>\n\n\n\n<li>Aprobaci\u00f3n previa por la DIAN y coincidencia del CUFE<\/li>\n\n\n\n<li>Emisi\u00f3n en ambiente productivo<\/li>\n\n\n\n<li>Receptor NIT correcto.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>3. Clasificaci\u00f3n y enrutamiento interno<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Una vez validada, la factura debe \u201csaber\u201d a d\u00f3nde va dentro de la organizaci\u00f3n. No es lo mismo una compra de inventarios que un servicio recurrente o un gasto de proyecto.<\/p>\n\n\n\n<p>En esta etapa es clave:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Asociar la factura al proveedor correcto;<\/li>\n\n\n\n<li>Identificar el tipo de compra y el \u00e1rea responsable;<\/li>\n\n\n\n<li>Enlazar, cuando apliquen documentos, con \u00f3rdenes de compra u otros internos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Si la clasificaci\u00f3n se hace bien, el resto del proceso fluye; si se hace mal, el \u00e1rea financiera termina corrigiendo a posteriori.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>4. Gesti\u00f3n de eventos electr\u00f3nicos cuando se aplica<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Para facturas a cr\u00e9dito y operaciones que se relacionan con t\u00edtulo valor, la gesti\u00f3n de eventos deja de ser un accesorio. Dependiendo del caso, el receptor debe generar eventos como:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Acuse de recibo<\/li>\n\n\n\n<li>Recibo del bien o servicio<\/li>\n\n\n\n<li>Aceptaci\u00f3n expresa o rechazo<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Y, m\u00e1s adelante, eventos como pago total 045 cuando interviene RADIAN.<\/p>\n\n\n\n<p>La DIAN exige que estos eventos reflejen lo que realmente ocurre en la operaci\u00f3n, y la jurisprudencia reciente ha confirmado su relevancia probatoria, aunque haya matizado su efecto frente al IVA descontable. Por eso, es recomendable que el flujo de procesamiento incluya un punto claro donde se gestionan estos eventos, ya sea desde el portal o de forma integrada al ERP v\u00eda API.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>5. Revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n interna<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>En paralelo con los eventos electr\u00f3nicos, la empresa debe definir qui\u00e9n revisa y aprueba la factura desde el punto de vista operativo y financiero.<\/p>\n\n\n\n<p>En este punto suelen intervenir:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>El \u00e1rea usuaria que confirma la recepci\u00f3n del bien o servicio<\/li>\n\n\n\n<li>Compras, cuando hay orden de compra de por medio<\/li>\n\n\n\n<li>Cuentas por pagar o contabilidad, que eval\u00faan condiciones de pago y contabilizaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Un buen proceso de recepci\u00f3n incluye reglas claras sobre qui\u00e9n aprueba qu\u00e9, con qu\u00e9 criterios y en qu\u00e9 tiempos.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>6. Registro contable y paso a cuentas por pagar<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Una vez la factura est\u00e1 validada, clasificada y aprobada, se registra en el ERP. Si el proceso previo fue ordenado, el dato que entra al sistema contable llega limpio: sin duplicados, con proveedores correctos, conceptos bien categorizados y fechas consistentes.<\/p>\n\n\n\n<p>Desde ah\u00ed se activa el ciclo de cuentas por pagar: programaci\u00f3n de pagos, conciliaciones y, cuando aplica, coordinaci\u00f3n con procesos de tesorer\u00eda y flujo de caja.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>7. Custodia y trazabilidad<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Procesar una factura no termina con su registro contable. La empresa debe conservar el documento y su \u201chistoria\u201d completa durante al menos cinco a\u00f1os, con condiciones de integridad, accesibilidad y autenticidad.<\/p>\n\n\n\n<p>En una plataforma como la de <a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/company\/cadena-sa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Cadena<\/a>, cada factura queda asociada a:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Cu\u00e1ndo se recibi\u00f3<\/li>\n\n\n\n<li>Qu\u00e9 validaciones pas\u00f3<\/li>\n\n\n\n<li>Qu\u00e9 eventos se generaron<\/li>\n\n\n\n<li>Qu\u00e9 decisiones se tomaron<\/li>\n\n\n\n<li>Y en qu\u00e9 estado se encuentra<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Esa trazabilidad es lo que acorta el tiempo de respuesta ante auditor\u00edas internas, externas o requerimientos de la DIAN.<\/p>\n\n\n\t\t<div data-elementor-type=\"container\" data-elementor-id=\"18846\" class=\"elementor elementor-18846\" data-elementor-post-type=\"elementor_library\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element 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class=\"wp-block-heading\"><strong>Riesgos habituales cuando se procesa mal<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Facturas por fuera del flujo oficial:<\/strong> documentos que nunca ingresan por el buz\u00f3n registrado y se tramitan \u201cpor la izquierda\u201d.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Validaciones manuales insuficientes:<\/strong> errores de CUFE, NIT o ambiente que solo se detectan cuando ya hay asiento contable.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Eventos desordenados o inexistentes:<\/strong> acusaciones, recepciones o rechazos que no se generan o se generan tarde en operaciones a cr\u00e9dito.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Trazabilidad rota:<\/strong> dificultad para reconstruir qu\u00e9 pas\u00f3 con una factura cuando llega una auditor\u00eda.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Estos problemas no siempre terminan en sanci\u00f3n inmediata, pero s\u00ed aumentan la exposici\u00f3n regulatoria, fiscal y operativa, como se aborda en el art\u00edculo espec\u00edfico de sanciones.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>C\u00f3mo llevar este flujo a la pr\u00e1ctica en una empresa grande<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p><strong>Buenas pr\u00e1cticas concretas:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Canal \u00fanico de entrada: <\/strong>todo lo que llegue por fuera del buz\u00f3n oficial se redirige de forma sistem\u00e1tica.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Validaci\u00f3n autom\u00e1tica antes del ERP: <\/strong>la plataforma act\u00faa como filtro para que la contabilidad reciba solo documentos consistentes.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Eventos integrados al flujo: <\/strong>desde portal o APIs, para que no dependan de tareas manuales aisladas.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Alertas de plazos: <\/strong>especialmente para facturas a cr\u00e9dito y eventos con ventanas de tiempo definidas<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Un solo lugar para la evidencia:<\/strong> documentos, eventos y decisiones visibles en una misma interfaz.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En el caso de Cadena, el servicio de Recepci\u00f3n de Facturas Electr\u00f3nicas con Emisi\u00f3n de Eventos T\u00edtulo Valor y RADIAN est\u00e1 dise\u00f1ado precisamente para que este flujo funcione con validaci\u00f3n en tiempo real, gesti\u00f3n completa de eventos, custodia certificada e integraci\u00f3n con ERP v\u00eda API.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Preguntas frecuentes<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>\u00bfQu\u00e9 significa \u201cprocesar\u201d una factura electr\u00f3nica recibida?<\/p>\n\n\n\n<p>Es el conjunto de pasos que van desde la recepci\u00f3n en el buz\u00f3n registrado ante la DIAN hasta el registro contable y la custodia del documento, incluyendo validaciones, aprobaciones internas y, cuando se aplica, eventos electr\u00f3nicos.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00bfDebo procesar igual las facturas de contado y las de cr\u00e9dito?<\/p>\n\n\n\n<p>El flujo base de validaci\u00f3n, clasificaci\u00f3n y registro es similar, pero en las facturas a cr\u00e9dito se vuelve cr\u00edtico gestionar bien los eventos de recepci\u00f3n, aceptaci\u00f3n o rechazo y los plazos asociados para no perder control ni trazabilidad.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00bfQu\u00e9 pasa si registrar una factura en el ERP sin validarla primero?<\/p>\n\n\n\n<p>Aumentas el riesgo de errores contables, duplicados, problemas con el soporte del IVA y m\u00e1s trabajo al corregir despu\u00e9s lo que se pudo detectar en la entrada. Un filtro previo automatizado reduce de forma importante ese riesgo.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00bfNecesito una plataforma especializada para procesar facturas electr\u00f3nicas recibidas?<\/p>\n\n\n\n<p>En operaciones con poco volumen, parte del flujo se puede gestionar manualmente, pero a medida que crecen los proveedores y las facturas, una plataforma de recepci\u00f3n con validaci\u00f3n normativa, gesti\u00f3n de eventos y custodia centralizada se vuelve casi indispensable para mantener control y cumplimiento frente a la DIAN.<\/p>\n\n\n\n<p>&lt;a href=&#8221;<a href=\"https:\/\/www.magnific.com\/es\/foto-gratis\/aplicacion-codificacion-programador-fabrica-fotovoltaica-pc_417798144.htm#fromView=search&amp;page=1&amp;position=38&amp;uuid=55783722-190f-4341-b443-41ef1f887411&amp;query=procesos+facturas+tecnologia+innovaci%C3%B3n+electronico%22&gt;Imagen\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/www.magnific.com\/es\/foto-gratis\/aplicacion-codificacion-programador-fabrica-fotovoltaica-pc\u2026<\/a> de DC Studio en Magnific&lt;\/a&gt;<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Procesar una factura significa m\u00e1s que registrarla en cuentas por pagar. Las empresas deben tener una recepci\u00f3n electr\u00f3nica s\u00f3lida y estable.<\/p>","protected":false},"author":6,"featured_media":20031,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[117],"tags":[102],"class_list":["post-20027","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-facturacion-electronica","tag-transformacion-de-data"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/20027","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/6"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=20027"}],"version-history":[{"count":9,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/20027\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":20037,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/20027\/revisions\/20037"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/20031"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=20027"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=20027"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.cadena.com.co\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=20027"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}