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transformación digital para agilizar la selección de personal

Con el uso de nuevas tecnologías y un sistema ATS  (applicant tracking system), Magneto 365 permite a las empresas automatizar sus procesos de atracción y selección de talento humano para que sean mucho más óptimos, rápidos y estratégicos.

Las áreas de recursos humanos o talento son claves para la atracción, desarrollo y retención del personal, y actualmente, en medio de la transformación y  automatización de procesos que viven las empresas, no son ajenas a esta realidad. Uno de sus retos es encontrar los mejores candidatos y realizar procesos cada vez más óptimos y eficientes.

Magneto 365 es una empresa que tiene el propósito de unir empresas y talentos en el menor tiempo posible. Para hacerlo, ha diseñado herramientas tecnológicas apalancadas en inteligencia artificial, chatbots, canales de atracción y otros, que reúne en un ATS (applicant tracking system) para automatizar los procesos de atracción y selección de talento humano.

La transformación digital en Magneto 365 es poner la tecnología al servicio de las empresas para que mejoren su productividad, y ellos lo hacen desde los siguientes focos:

  • Integración con los medios de uso frecuente de los candidatos para publicar ofertas de empleo, por ejemplo con Facebook, Google y WhatsApp.
  • Inteligencia artificial. Permite almacenar la información de los aspirantes y medir la afinidad que tienen sus perfiles con el cargo específico que requiere una empresa.
  • Entrevistas por video para conocer a profundidad los perfiles y depurar el número de aspirantes teniendo en cuenta aspectos como dicción, expresión corporal y presentación personal.
  • Sistema omnicanal de comunicación para contactar al candidado, dependiendo de la fase del proceso, a través de llamadas telefónicas, mensajes de texto o correos electrónicos programados.
  • Sistemas de agendamiento que permiten programar entrevistas de manera automática de acuerdo a la disponibilidad del aspirante.

Movilizaciones internas para la gestión de los procesos internos, pues uno de los atributos que más tienen en cuenta los aplicantes para decidir dónde trabajar son las posibilidades que el puesto les ofrezca, a largo plazo, para su crecimiento profesional.

Magneto 365 ofrece a pequeñas y medianas empresas un modelo de asesoramiento gratuito desde la autogestión, con este pueden registrarse desde su sitio web, crear su cuenta y publicar sus ofertas de empleo en tiempo real.

¿Qué tener en cuenta para transformar la atracción y la selección de talentos?

Julia González, líder de Negocio de Magneto 365, e Isabel Arango, líder de Marketing, recomiendan:

 

1. Hacer cuentas. Aunque se piensa que iniciar una transformación digital puede ser costoso y requerir más esfuerzos, lo cierto es que, optimizar por medio de la tecnología es más costo-eficiente para las organizaciones.

 

2. Tener una mentalidad abierta. Es importante atraer y seleccionar personas con un mindset (programación mental) diferente. Entender que es un proceso en el que la tecnología no va a reemplazar a las personas dentro de las organizaciones, sino que va a estar a su servicio.

 

3. Empezar. No se debe aplazar el proceso por temor a lo “complicado”, hay que atraverse a dar el paso y confiar en las herramientas tecnológicas, que hacen el 90% de las labores, además, no se requiere experticia en temas de inteligencia artificial.

 

4. Actualizarse. Sí, es clave estar informado de todo lo que pasa en términos de transformación y aprender constamente para cada vez generar mayor valor y optimizaciones.

Un proceso más exitoso

En una de las empresas más grandes de retail en Colombia, Magneto 365 implementó un modelo digital de atracción y selección de talento humano que permitió a esta empresa aumentar la efectividad del proceso al 72% del total de las personas que entrevistaban de forma presencial. Esto significó que, después de hacer todas las validaciones digitales, pudieron cubrir en un solo día las actividades presenciales y así aseguraron una contratación efectiva. Este proceso antes tomaba dos meses y hoy lo realizan en un plazo de dos semanas.

Adicionalmente, la empresa redujo los costos de los procesos de selección. Entre las cosas que automatizaron están: las citaciones de los candidatos, la revisión de entrevistas por video, el agendamiento de exámenes médicos, los estudios de seguridad y las pruebas psicotécnicas

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Comercio electrónico: gestión constante de la experiencia de usuario

En Thermos, marca colombiana especializada en prendas y productos para la protección del frío, tienen claro que la tecnología y la mentalidad del equipo son claves para ofrecer una experiencia omnicanal.

Para garantizar una buena experiencia de usuario a los clientes y visitantes que ingresan a su sitio www.thm.com.co, en Thermos realizan un monitoreo, gestión y mejoras permanentes a través de herramientas tecnológicas, por ejemplo, tienen un robot que graba cada sesión, construye mapas de calor y centraliza todas las peticiones, quejas y reclamos (PQR) en un software en la nube que les permite entender todo lo que pasa en el sitio desde que una persona entra, navega, escoge su producto, hasta que lo recibe.

De acuerdo con Juan Camilo Viana, Gerente General, la compañía empezó su transformación tecnológica hace dos años y decidieron apostar por una estrategia omnicanal. En esta tarea, asegura, son fundamentales dos aspectos:

  1. Tecnología.
  2. Mentalidad de la compañía para gestionar constantemente la experiencia de usuario, no solo en la navegabilidad de la página, sino, sobre todo, en lo relacionado con el servicio que brindan en esta, es decir, velocidad, seguridad y cumplimiento.

Integración de lo físico y lo virtual

Uno de los grandes aprendizajes de Thermos con su canal de comercio electrónico es que este no puede verse como un canal aislado, no, para que tenga éxito debe estar muy bien integrado con el mundo físico, en otras palabras, es clave conectar el ERP con el e-commerce.

Cuando están integrados, el inventario de productos, en este caso prendas y accesorios para el manejo del frío, funciona como un pasillo infinito, es decir, no importa en cuál de las tiendas de la marca está el producto, este también está disponible en el sitio web y una vez alguien lo compre por este medio, lo que permite la integración es bloquearlo en el punto físico para que no se venda ahí. Además, se integra con el proveedor de última milla para que cuando haya una compra virtual, reciba en su plataforma la orden de recogerlo en la tienda.

“Conectar el mundo físico con el virtual nos permite optimizar el inventario y mejorar los tiempos de entrega y de servicio”, asegura Juan Camilo.

Todo esto ha sido clave para tener un canal de venta online que responde a las expectativas de los usuarios, de hecho, durante la pandemia las ventas por este medio representan el 65% (en diciembre de 2019 eran el 8%). Para poder atender esta demanda, realizaron algunos ajustes, por ejemplo, incluir pluggins al sitio para mejorar los indicadores claves de conversión, tiempo de permanencia, unidades por tiquete (factura), entre otros.

Sin embargo, dice, el cambio más significativo fue transformar el área logística de la compañía: el centro de distribución, ubicado en Medellín, fue transformado en un centro logístico con capacidad para realizar hasta más de 1.500 despachos de órdenes en un solo día.

“El e-commerce es un negocio muy logístico, la dimensión logística es tan importante como la comercial, incluye desde el reabastecimiento oportuno hasta manejar una gran cantidad de referencias a la vez y despachar para muchos destinos diferentes el mismo día. Tener una mala logística puede impactar la reputación, fidelización y recompra, además, la pauta en las redes sociales porque si los usuarios tienen problemas de servicio y te califican mal, los algoritmos te castigan”, explica Juan Camilo.

Por eso, recomienda trabajar de la mano de aliados, tanto en los temas logísticos como en el desarrollo de códigos para mejorar la eficiencia del canal de venta online, pues así es posible enfocarse en lo que mejor saben hacer.

Experimentar todo el tiempo

En Thermos entienden que el e-commerce va a un ritmo diferente a los canales tradicionales, por eso, trabajan constantemente en nuevas estrategias de generación de tráfico y conversión, una manera de hacerlo es a través de hipótesis y experimentos de marca, que si funcionan, los optimizan. Estos experimentos son ilimitados y pueden ser para temas de tráfico, experiencia de usuario, permanencia en el sitio, conversión.

Una vez más, el monitoreo permanente y conocer lo que pasa en el canal online es fundamental para brindar una buena experiencia al usuario y responder a sus expectativas.

Tres recomendaciones para tener un e-commerce

A partir de su experiencia, Juan Camilo recomienda a las marcas o emprendedores que quieren tener su canal de venta online lo siguiente:


1. Tener claro el enfoque y la propuesta de valor de la marca.


2. Estudiar y entender muy bien cuáles son las plataformas de e-commerce y cuál es la mejor según el tipo de proyecto. De ser posible hablar con otros que ya lo hayan hecho, escuchar sus experiencias.


3. El negocio del e-commerce es mucho más que tener un canal de venta digital, es desarrollar fórmulas de generación de tráfico y de conversión que sean sostenibles en el tiempo.

La tecnología es fundamental en las estrategias omnicanal, gracias a esta se puede integrar efectivamente el mundo físico con el virtual, pero tamibén se requiere una mentalidad y cultura organizacional que trabaje alrededor de esto.

Y una vez tengan listo su comercio electrónico, atraverse a experimentar, medir los experimentos y optimizar todo el tiempo para lograr los resultados que se quieren.

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No hay fórmula mágica en el e-commerce y corregir la autopauta para disminuirle el tamaño

José Ignacio Soto, gerente de Maaji, considera que para tener éxito con el canal de comercio electrónico hay que ensayar, experimentar y hacer ajustes constantemente. Así lo siguen haciendo en Maaji, es algo de no acabar.

Esta marca colombiana, creada hace 17 años por Manuela Sierra, una ingeniera administradora con gran talento para el diseño de modas, ha sabido conquistar con su portafolio de vestidos de baño y ropa de playa tanto el mercado nacional como el internacional, donde actualmente tiene presencia en países como Estados Unidos, España, Francia, Portugal, Holanda, Italia, entre otros.

En 2017 Maaji, que también tiene en su portafolio ropa deportiva, accesorios, pantalonetas de baño para hombres y más recientemente ropa de protección y pijamas, fue adquirida por el fondo de capital privado L Catterton Asia, que entre sus socios tiene al fabricante de Louis Vuitton (LVMH). Desde entonces ha tenido un crecimiento importante y fue lo que, en gran parte, llevó a sus directivos a apostar fuertemente por el canal de venta virtual.

Para un buen funcionamiento del canal de comercio electrónico es clave tener aliados expertos en logística, pauta digital y en la plataforma tecnológica como tal.

Durante este año, según cuenta su gerente José Ignacio Soto, están recogiendo los resultados del trabajo realizado en este canal, que cada vez les deja más aprendizajes.

El proyecto del e-commerce inició cuando José Ignacio era director de tecnología, su apuesta fue entender mucho mejor al consumidor final para llegarle de una manera más directa y efectiva, así como controlar la experiencia que tiene con la marca, sea en la tienda física o en el canal virtual.

Para él, el canal de comercio electrónico tiene muchas ventajas, entre estas destaca: disponibilidad todo el tiempo, la posibilidad de ajustar la cadena de suministro de acuerdo a la demanda que se tenga, poder probar con mayor facilidad productos nuevos, tener un inventario centralizado, incluir diferentes medios de pago, tener control de la relación que se tiene con el cliente… por eso, asegura, “quisimos jugarnos el todo por el todo, ser unos jugadores relevantes en este canal, sin descuidar los otros, garantizando los recursos necesarios para que creciera de la forma en que queríamos hacerlo”.

Ensayar, equivocarse, volver a ensayar

Si algo han aprendido en Maaji desde que abrieron su e-commerce, hace un poco más de dos años, es que no hay una fórmula exacta que diga qué es lo que funciona. Para llegar a eso es necesario experimentar una y otra vez, de hecho, gracias a las pruebas, de mirar lo que da resultados, de hacer A/B testing, de tener en cuenta las analíticas, es que encontraron y entendieron qué es lo que convierte, qué es lo que hace que el usuario al ingresar a su sitio haga clic en una categoría, seleccione un producto, lo agregue al carro de compras y lo pague.

“El recorrido del usuario es un tema que iteramos constantemente, creemos que el modelo del éxito que funciona es ensayar una y otra vez para ver dónde el usuario encuentra fricción y al identificarla, poder ser capaz de romperla”.

Adicional a esto, José Ignacio considera que es muy importante tener novedades en la página, generar contenido de interés sobre los productos y sobre la historia de la marca, tener publicaciones en diferentes medios que ayuden a generar tráfico a la página y una vez lo capturen, hacer experimentos todo el tiempo.

La pandemia, reto para el e-commerce

Si bien durante la pandemia Maaji multiplicó las ventas de su canal virtual, que alcanzó una participación del 35%, su gerente reconoce que operar en este tiempo fue muy retador porque la cadena no dependía solo de ellos y enfrentaron diferentes dificultades, en algunos casos, por ejemplo, no lograron cumplir su promesa de servicio y entrega. “Fue el reto más grande que hemos tenido, sufrimos mucho, sobre todo en el primer mes y medio, pero afortunadamente fuimos capaces de superar la situación para poder satisfacer las necesidades de compra de nuestros clientes”.

Por otro lado, a pesar de las restricciones que tienen por estar en zona franca (en Rionegro, Antioquia) garantizan que la experiencia de usuario sea lo más transparente y agradable posible al darle mucha importancia al servicio cliente, en la preventa y en la posventa, que sea ágil y de calidad, así el cliente puede comprar por el sitio web y, si es el caso, hacer el cambio en una tienda física, asegurándose previamente de que el producto que necesita sí está disponible en la tienda.

En resumen

José Ignacio comparte algunos consejos para aquellas pymes y emprendedores que están pensando habilitar un canal de venta virtual:


1. Elegir la plataforma de comercio electrónico de acuerdo al tamaño y a las necesidades del negocio, no hay que quedarse con la que los demás tienen, sino con la que le funcione a uno.


2. Tener un buen aliado en pauta digital es clave para que el tráfico que se genere al sitio sea de calidad, es decir, que genere conversiones.


3. Asegurar que la logística funcione correctamente, además de centrarse en el front (todo lo que el cliente ve), es fundamental garantizar todo lo que pasa después de que el cliente hace la compra (back). Si le fallas una sola vez a un cliente, lo más seguro es que esa persona no vuelva.


4. No enfocarse solo en la transacción, sino también en cómo le genera valor al usuario a través del contenido. Tener presente que además de tener un producto atractivo, hay que contar una historia y enganchar al cliente.


5. Ensayar, equivocarse, probar otra vez y si algo funciona, intentar mejorarlo cada vez más.

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Uso de inteligencia artificial en Agrosavia

El análisis de suelos es una de las actividades más importantes para la producción de cultivos en el país. Desde hace más de un año, la Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria, Agrosavia, implementó inteligencia artificial en este proceso para hacerlo más eficiente y brindar recomendaciones más precisas.

A través del análisis de suelo un agrónomo puede conocer las características físicas y las propiedades químicas que este tiene y con base en los resultados recomendarle al agricultor, de acuerdo a lo que su cultivo necesita, suplementos y nutrientes que le permitan lograr sus objetivos de producción.

Agrosavia presta este servicio desde 2007 a los productores del país, pero este ha tomado mayor relevancia y alcance desde el 2015 gracias al programa “Antes de sembrar, el suelo debe analizar”, que en convenio con la empresa de mensajería Servientrega permite a los agricultores de más de 900 municipios de Colombia acceder al análisis de sus suelos para que tengan procesos productivos planeados y mejores resultados.

La predicción que hace el modelo de IA es de los nutrientes que requiere el suelo analizado.

Para cada vez aportar más al desarrollo y fortalecimiento de este sector, y dado el éxito del programa, en 2018 Agrosavia se unió con el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, Mintic, para implementar inteligencia artificial en este proceso y adquirir un sistema que facilitara la gestión de la información en el laboratorio.

De acuerdo con Rafael Pedraza Rute, Coordinador de Gestión de Información de Laboratorios, para este programa adquirieron un sistema LIMS que les ha permitido mejorar la gestión y la comunicación con los agricultores que solicitan el el estudio de sus suelos.

Y la implementación de la inteligencia artificial fue posible porque tenían una gran cantidad de datos históricos de los resultados de análisis de suelos y de las recomendaciones de fertilización que hacen los agronómos. Con IBM Watson desarrollaron el algoritmo y el modelo de IA que les permitiera hacer las predicciones sobre los nutrientes que necesita el suelo, para esto utilizaron cerca de 10.000 recomendaciones de fertilización.

¿Cómo funciona su modelo de IA?

  • El sistema LIMS envía los datos que se valoran en el laboratorio, por ejemplo, nitrógeno, fósforo, potasio, azufre, hierro, magnesio, calcio, entre otros, al modelo de IA, que con base en estos y la información histórica hace una predicción inicial de la cantidad de nutrientes que un agricultor debe aplicar a su suelo para mejorar sus características.
  • El agrónomo encargado revisa si esta predicción está bien hecha o si hay que hacer algún ajuste, si hay que hacerlo, lo hace y el modelo de IA lo guarda y aprende de esta nueva información.
  • Con la corrección y validación del agrónomo, el modelo entrega un archivo en PDF que será cargado en un portal para que el agricultor pueda ver los resultados del estudio de su suelo y las respectivas recomendaciones.

Principales logros

Inicialmente, el modelo de IA que desarrollaron fue entrenado con la información de 200 tipos de cultivos. Hoy las mejores predicciones que este hace son de los que existen más datos: café, cítricos, aguacate, mora, pasto… de los otros, por ejemplo, chirimoya u otras frutas, se requiere más información para que cada vez sea más experto en estos y cometa menos errores.

De la implementación de esta tecnología, Rafael destaca que han podido acelerar y ser más eficientes en las predicciones y las recomendaciones. Antes el equipo hacía 18 recomendaciones al día, ahora hacen 36. “Hemos incrementado nuestra capacidad de acción, pero sabemos que cada vez será mejor porque el sistema sigue aprendiendo, hay que disminuir los errores que debe corregir el agrónomo”.

Así mismo, dice que han mejorado el tiempo de respuesta a los agricultores y la presentación con las recomendaciones que les entregan a estos.

Sin duda, “es una tecnología que nos ha servido mucho y queremos seguir avanzando en su implementación en otros procesos para cada vez ser más eficientes y precisos con lo que hacemos y recomendamos”, concluye Rafael.

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Inteligencia artificial en la digitalización y gestión de documentos

En el proceso de digitalización de 77.153 documentos que requería la Federación Nacional de Cafeteros, Cadena incorporó técnicas de inteligencia artificial para hacerlo mucho más eficiente en términos de tiempo, de recursos físicos y tecnologicos, logrando que fuera preciso y cumpliendo con las expectativas del cliente.

El programa “Apoyo a la renovación de cafetales” es uno de los más importantes de la Federación Nacional de Cafeteros porque permite a los caficultores del país acceder a recursos públicos para realizar un tratamiento especial o actividades de renovación en sus cafetales, pues mientras estos crecen merman su productividad, por eso es clave mantenerlos jóvenes para garantizar una buena productividad y calidad. Y esto es lo que permite el programa, que surgió en 1998 y después de un pare entre 2012 y 2015, retomó en 2016 y desde entonces la Federación tiene la necesidad de digitalizar, cada año, los documentos de los beneficiarios.

“Por ser un programa que funciona con recursos públicos, debemos responder a diferentes entidades, por eso para nosotros es clave tener digitalizados todos los documentos de las personas que participan en el programa, así evitamos una pérdida y podemos custodiarlos más fácilmente”, explica Sandra Milena Mojica Sanabria, Gerencia Técnica de la Federación.

Cadena también desarrolló una plataforma web para el almacenamiento, la consulta y la visualización de los documentos digitalizados (imágenes y datos capturados).

En la edición de 2018 participaron 77.153 caficultores de 16 ciudades del país. Para el proceso de digitalización de los soportes documentales, que eran un total de 555.000 folios, la Federación contrató a Cadena, que en la gestión de la información llevó a cabo tres actividades específicas: captura de imágenes, captura de datos (formato de inscripción, formato de verificación y formato de visita a la finca) y cargue y alimentación de una plataforma en línea para consulta de los interesados.

Así fue el proceso

Como eran muchos los folios que se debían digitalizar, incluyendo la captura de datos y el almacenamiento estructurado para los archivos, Cadena decidió automatizar parte del proceso con la incorporación de técnicas de inteligencia artificial, que permitieron identificar los diferentes tipos de formato y clasificarlos de manera automática, es decir, después de la captura de imágenes de los documentos de los caficultores participantes, el sistema determinaba qué tipo de formato era y adicional, identificaba los campos correspondientes de los que se debían extraer los datos requeridos por la Federación.

Las técnicas de inteligencia artificial utilizadas fueron dos: visión artificial y procesamiento del lenguaje natural, que en otras palabras, permiten que el computador identifique e interprete lo que se encuentra contenido en uno u otro documento. Así mismo, se emplearon dos tipos de entrenamiento y aprendizaje para el sistema: supervisado, en el que parte del equipo humano le enseñaba al sistema y auditaba los datos capturados, que realmente correspondieran a lo que estaba registrado; y no supervisado, en el que el sistema lo hacía de manera autónoma.

Adicionalmente, como explica Juan Camilo Sánchez, uno de los responsables de ejecutar el proyecto, “debíamos identificar cada una de las carpetas, saber el nombre de cada una y los documentos que debíamos almacenar en ellas, esto lo hicimos con inteligencia artificial. Desde Cadena nos propusimos hacer este proyecto en el menor tiempo y hacer un uso mucho más eficiente de los recursos tecnológicos”.

Para Juan Camilo, lo más retador de la digitalización y gestión de estos documentos fue tener los datos de los caficultores escritos manualmente porque la caligrafía variaba, “no fue fácil lograr que el computador identificara e interpretara adecuadamente las diferentes letras y caracteres, pero lo logramos y al final, el resultado fue satisfactorio tanto para nosotros como para el cliente”, afirma y destaca que es recomendable la aplicación de estas técnicas de inteligencia artificial en la gestión documental para que el proceso sea mucho más práctico y eficiente en términos de tiempo, recursos, personal e, incluso, espacios físicos.

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Experiencia de marca: otras necesidades, nuevas experiencias

Hamburguesas El Corral rediseñó la experiencia de marca con sus cliente para responder a las necesidades generadas a raíz de la pandemia. Nuevos canales y procesos de servicio se crearon y adaptaron en tiempo récord para llevar sus productos a los consumidores sin perder la esencia de su marca.

Con el conocimiento obtenido en años de atención en puntos de venta y customer journeys definidos y analizados, la experiencia de cliente de Hamburguesas El Corral se ajustaba de acuerdo con nuevos hallazgos en investigaciones y la escucha en redes sociales.

Pero llegó la pandemia y el cierre de los restaurantes constituyó una barrera para su operación debido a que su cultura de servicio se basa en la hospitalidad, es decir, sus empleados son anfitriones y sus clientes son invitados, y dadas las circunstancias no podían recibir a sus invitados.

Al obtener data importante de los clientes y el proceso de ventas en los diferentes canales, El Corral generó comunicaciones más personalizadas y pudo medir diariamente el desempeño de los nuevos procesos y la satisfacción de los clientes para detectar oportunidades de mejora.

Las medidas de contingencia anunciadas con pocos días de anticipación solo permitían operar con domicilios y no tenían, solo un bajo porcentaje de las ventas se hacía a través de una plataforma externa. “Esta realidad nos obligó a cambiar el esquema y la manera de relacionarnos con nuestros Consumidor. Ahora vamos a él”, explica Pilar Rodríguez, su gerente de Mercadeo.

Para lograrlo la empresa tuvo que creer en su potencial de innovación, flexibilizar procesos, trabajar con todas las áreas para hacer en días lo que antes tomaba meses, así como decidir y crear soluciones y nuevos canales de manera escalonada.

Agilidad y confianza

El primer paso fue habilitar el Plan Vecino con domicilios a pocas cuadras del restaurante. En paralelo se hicieron las contrataciones de personal, capacitaciones en bioseguridad, habilitación de puntos de despacho de domicilios en las tiendas y la producción de uniformes, cajas para transportar pedidos y empaques con sellos de seguridad y doble bolsa para evitar el contacto.

Unas semanas después del confinamiento obligatorio en Colombia se dio inicio a la operación de un call center que se montó in house con los cajeros de las tiendas porque ya conocían el software de pedidos, a este se le hicieron actualizaciones para mejorar la trazabilidad de los pedidos y obtener data de los clientes para conocerlos mejor y lograr una comunicación más personalizada.

Si bien la implementación del canal de comercio electrónico estaba planeada a mediano plazo, la dinámica del negocio aceleró su puesta en marcha y comenzó a operar en junio. Con los nuevos canales, el servicio al cliente para PQR se complementó con una estrategia de soporte al cliente y atención inmediata por WhatsApp de situaciones que se le podían presentar al consumidor.

De regreso a El Corral

Para quienes consideran que a pesar de las medidas de bioseguridad es más conveniente pasar personalmente por la compra, se estableció el Take Out. Mientras que para aquellos que desean salir de casa se creó el servicio al carro en el parqueadero y en los restaurantes de zonas campestres se dispuso de zonas de picnic para dar a las familias un espacio para disfrutar al aire libre luego de meses de encierro.

Para que el ajuste de la experiencia al cliente y el proceso de adaptación pudiera darse con agilidad, fue clave contar de antemano con empleados comprometidos y una cultura organizacional enfocada en la satisfacción de quienes consideran sus invitados.

Conocer los insights que surgieron por la situación extraordinaria y los costumer journey de los nuevos canales, permitió encontrar nuevas oportunidades para adaptarse rápidamente y crecer un negocio que recibía a sus consumidores en los restaurantes y ahora también llega hasta sus hogares.

La receta original

Para brindar una experiencia de cliente consistente con su adn de marca en los nuevos canales y servicios creados por El Corral se consideraron factores como:

  • La sensación de seguridad que necesitaban los clientes para abrir las puertas de sus casas a los productos
  • Facilitar a los clientes el acceso a la información sobre los números telefónicos para pedir los domicilios, cómo utilizar el comercio electrónico o recibir ayuda.
  • La temperatura a la que debía llegar la comida.
  • La reducción de los tiempos para la toma de pedidos y su entrega.
  • Las compras que se realizan el fin de semana como indulgencia

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El éxito de la cultura de servicio al cliente se basa en su experiencia

La satisfacción del cliente va más allá de tener un espacio atractivo, empleados amables y atención oportuna de quejas, compañías como el Éxito generan una experiencia de cliente que se adelanta a sus necesidades y es consistente en todos los canales.

Cada vez son más las compañías que ajustan su estrategia de negocio, e incluso su organigrama, para crear, implementar y mejorar la experiencia del cliente.

Marcela Quintero, directora de Experiencia y Servicio del Éxito, comparte cómo pasaron de enfocarse en el servicio a considerar que este es parte de la experiencia de cliente. “El servicio ya no es un diferenciador, es algo que todos los clientes dan por sentado, por eso ahora nuestro objetivo es facilitar la vida de las personas y sus interacciones con todas las marcas”.

Cuatro atributos son a base de la experiencia del consumidor del Éxito: obsesión por el cliente, simplicidad y rapidez, confianza y omnicanalidad.

Una de las características que debe tener una experiencia de cliente es que cada interacción sea homogénea y para ellos, su planeación, ejecución, evaluación y mejora es clave.

En el caso del Éxito el reto es grande porque es una compañía multimarca, multicanal y multiformato pero en los dos últimos años se ha trabajado para lograrlo, Marcela Quintero explica cómo lo están haciendo.


1. Conocimiento

Escuchar al cliente es clave. Se necesita conocer qué sueña y qué le duele para así adelantarse a sus necesidades. Para conocer cómo ve, qué dice y qué piensa de una marca se analizan: redes sociales, métricas del call center, lo que dice en los puntos de atención de las tiendas y en los correos que envían a servicio al cliente.

Los customer journeys para cada marca y canal tienen una gran importancia porque permiten determinar si la experiencia de cliente que se planteó sí se cumple en las diferentes interacciones.


2. Aprender de otros

Se realizó un ejercicio de benchmark para conocer cómo son hoy las experiencias de cliente en sectores diferentes a los del negocio, por ejemplo: banca, aerolínea, salud, seguros.


3. Diseño, ajustes y compromisos

A partir de la escucha y el conocimiento se crea una matriz que permite encontrar qué aspectos deben modificarse para mejorar la experiencia, a partir de esto se priorizan acciones y se ajustan los procesos y protocolos.

Conocer al cliente y las dinámicas en sus interacciones fue fundamental para que el Éxito se adaptara rápidamente a las nuevas necesidades de los consumidores a causa de la pandemia. Para satisfacer el deseo de seguridad se habilitó Compra y recoge, que permite realizar compras por WhastApp y pasar por ellos a los almacenes, se multiplicó la capacidad de respuesta a los domicilios y los puntos de venta se adaptaron con medidas de bioseguridad superiores a las establecidas por las normas estatales.

Marcela Quintero enfatiza que para que la experiencia de cliente pueda materializarse es indispensable contar el apoyo de las directivas para realizar los cambios y con la participación todos los miembros de la organización, ya no es solo responsabilidad de los empleados del punto de venta.

Para ofrecer una experiencia de cliente satisfactoria es necesario mantener una comunicación clara y oportuna que permita dar a conocer a los consumidores la promesa de valor, así como las características de los productos y servicios que se ofrecen.
 

Cambios en las herramientas y el enfoque de la medición

Se pasó de medir el nivel de satisfacción mediante encuestas presenciales con 55 preguntas a utilizar métricas con variables definidas por el cliente, a recibir data de manera inmediata y a obtener respuestas más espontáneas con solo tres preguntas sencillas: ¿nos recomendarías?, ¿quedaste satisfecho? y de 1 a 10 ¿cuál fue el nivel de esfuerzo en la interacción con las marcas y los diferentes canales?

Para obtener la información con mayor velocidad, se habilitaron estos mecanismos ágiles para dar a los clientes mayores facilidades para opinar sobre la experiencia o responder las preguntas:

a. Se envía al cliente un correo electrónico al día siguiente de la compra.

b. Las tirillas de compra tienen un código QR.

c. En las cajas hay material POP con código QR.

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Transformación digital de la gestión financiera empresarial

Centralizar la información e integrar las áreas: ese es el propósito de una transformación digital. En este caso, hablaremos de cómo transformar la gestión financiera para cumplir con unos objetivos estratégicos.

La gestión financiera de una compañía representa una columna vertebral, pues es la que le da forma al fondo de la estrategia de negocio. En ese sentido, no podemos pensar en una transformación tecnológica empresarial sin incluir dentro de ella las responsabilidades contables.

Y es que hoy las empresas se enfrentan al gran reto de extraer y procesar datos en tiempo real, para rediseñar estrategias y encontrar nuevas oportunidades de negocio. Es momento de que los directores financieros de las compañías (CFOs) entiendan que se deben pensar en nuevas prácticas que permitan la optimización de sus procesos y faciliten su integración con otras áreas de la organización. Estas son algunas tecnologías que se pueden implementar.

Automatización robótica de procesos (RPA)

Eliminar las tareas repetitivas de las personas y dejarlas en manos de robots o herramientas de software: esto es lo que permite la RPA. Según explica Ignacio Ignacio Carou, gerente general de 2NV, en el artículo Automatización Robótica de Procesos: la tendencia que lleva los robots a las oficinas, la gestión contable y financiera se ve expuesta a tareas diarias como el registro de facturas por pagar y por cobrar, la gestión de aprobaciones y demás, que suelen ser muy desgastantes. Ahora, con la implementación de esta tecnología, toda esa información se almacena de manera automática, precisa y sin posibles fallos humanos.

Soluciones SaaS (Software as a Service)

La clave está en el uso de las nubes. Sí, compartir información en tiempo real y desde cualquier lugar. Centralizar la información relevante para la gestión financiera en un solo lugar permite almacenar grandes cantidades de archivos. Con estos servicios, las empresas no necesitan instalar sistemas de software, sino que es posible acceder a ellos desde un navegador en internet. Así, se evitan problemas de actualizaciones de programas que retrasan la operación.

La tecnología no reemplazará al talento humano y no debe ser vista como un fin último, sino como un medio para alcanzar los objetivos empresariales.

Facturación electrónica

Se trata de la evolución del método tradicional a un proceso en el que se generan las facturas por medio de un software, lo que implica un ahorro en costos de impresión y entrega de los documentos. Además, permite almacenar toda la información de manera fácil y segura. Según la DIAN, tiene la misma validez legal que una factura en papel y se puede recibir por correo electrónico, un software o un servidor. Para implementar este modelo se debe contar con herramientas que cumplan las especificidades técnicas requeridas por la DIAN y un certificado de firma digital.

¿Cómo facturar electrónicamente?

  • A través de un software de desarrollo propio.
  • Por medio de un aliado tecnológico como Cadena. Conoce nuestro servicio de f facturación electrónica aquí.
  • Usando el servicio de facturación gratuita de la DIAN.

¿Y todo esto para qué?

Además de la productividad y la la optimización, incluir la transformación tecnológica en la gestión financiera garantiza la toma de decisiones asertivas. El CFO es un aliado clave para la dirección de la empresa; ya que, según se explica en la publicación Transformación financiera: un socio de negocios más estratégico, “por medio de la tecnología, los datos contables y de finanzas fundamentales siempre están disponibles, sin necesidad de esperar ‘el cierre’ una vez al mes para saber cómo marcha la empresa”. Descarga la publicación completa aquí.

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Lo más importante de la experiencia de usuario es el onboarding

La primera impresión sí importa. Precisamente esto es la base del onboarding, el proceso de guía para que nuevos usuarios le encuentren valor a un producto o servicio a través de un software. Te contamos lo que debes saber sobre este proceso.

Una plataforma puede obtener 75% de los usuarios durante la primera semana. Sin embargo, al final del mes si la experiencia en el recorrido es negativa, puede pasar de tener 100 a 4 activos, según un estudio de Appcues.

Incluso, 8 de cada 10 usuarios eliminan una aplicación porque no saben cómo usarla y 55% de las personas en el mundo no consumen productos en línea por no entender cómo comprarlo o adquirirlo, según el reporte de estadísticas de Wyzowl.

Es por esto que implementar la transformación tecnológica a través del onboarding, va más allá de retener usuarios. Es necesario aplicar estrategias de experiencia de usuario y usabilidad para mejorar la navegación de una persona desde la primera vez que visita una plataforma, teniendo en cuenta lo siguiente:


1. Entiende a tu audiencia

Debes conocer a qué tipo de público le estás vendiendo. Así serás más asertivo con las estrategias que implementas, sabrás cómo removerle los obstáculos que encuentran las personas durante su onboarding y qué información de soporte brindarle al usuario para mejorar su experiencia. Además, en este punto es clave conocer cuáles son los puntos de dolor. Esto ayuda a saber cómo comunicarle al público objetivo y a ofrecer tu portafolio de manera estratégica.

Para ello, es importante tener en cuenta cuatro conceptos claves:

  • Emociones: sensaciones que experimentan los usuarios con tu plataforma, producto o servicio.
  • Recuerdos: percepciones que tiene el usuario sobre la marca y posterior a la primera impresión al navegar una plataforma para acceder a tu servicio o producto.
  • Comportamientos: hábitos de consumo que se generan con contenidos.
  • Resultados: viabilidad de la estrategia, es decir, si funciona o no para tu 2.audiencia.

2. Dale importancia a la comunicación de soporte

Según un artículo de Hubspot: The ultimate guide to customer onboarding, posterior “al saludo inicial o mensaje de bienvenida, es necesario complementar la experiencia de usuario con tutoriales o guías que le expliquen a las personas cómo acceder de una forma más fácil al servicio o producto. Una vez entregues valor con lo que ofreces, las personas querrán estar en constante contacto con tu portafolio a través de una plataforma”.

“Conectar clientes con la marca desde la primera experiencia, aumenta las ganancias entre un 25% y 95%, en comparación con los usuarios existentes que proporcionan ingresos del 65%”, según el proveedor global de software, HelpScout.


3. Analiza las métricas de las estrategias

Para mejorar la asertividad en la estrategia implementada durante la experiencia en el onboarding que el usuario experimenta, es clave analizar las métricas, con el fin de iterar e implementar nuevas si es necesario. Si estas resultan efectivas se logran consumidores más fieles a las marcas. Incluso, las compañías que brindan una experiencia satisfactoria a sus clientes, crecen entre 4% y 8% sus ingresos, por encima del estándar del mercado, acorde con estadísticas de servicio al cliente de Bin & Company.


4. Utiliza herramientas que faciliten la experiencia

A continuación te compartimos algunas herramientas recomendadas para implementar y mejorar el onboarding.

  • Intuition HQ: realiza con esta herramienta un análisis a las acciones e interacciones que los usuarios realizan en tu plataforma.
  • Browsershots: valida que la experiencia de navegación sea la misma para todos los usuarios sin importar qué tipo de navegador utilicen.
  • Crazyegg: analiza data de qué tanto interactúan los usuarios con tu plataforma.
  • Google Analytics: esta es una de las herramientas más utilizadas para medir visitas de usuarios, interacciones y demás acciones en una plataforma.
  • Pingdom: garantiza un mayor número de visitas teniendo en cuenta informes de velocidad, carga y respuesta de tu plataforma.

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Tecnología

Transformación tecnológica: un reto para la cultura empresarial

La automatización de los procesos análogos a digitales cambió la forma en que las organizaciones entienden la tecnología en sus negocios. Precisamente por esto, es que se debe empezar transformando la cultura empresarial.

Ocho de cada diez organizaciones están en un proceso de transformación digital, en el que tienen como mayor desafío consolidarse en el nuevo modelo económico 4.0 de la mano de una estrategia tecnológica. Este cambio, según un estudio realizado a 600 líderes empresariales de Colombia, México, Argentina y Brasil, se demora entre uno, tres y hasta seis años dependiendo del país para el 76% de las empresas.

Ahora bien, ¿por dónde deberían empezar las compañías su adaptación a un contexto tecnológico? El primer paso, requiere un cambio en la cultura organizacional con el fin de acelerar y liderar los procesos de disrupción dentro de un entorno cada vez más exigente en el que, además, se debe conocer el punto de partida para facilitar el proceso de transformación. Porque así como la tecnología debe evolucionar, conjuntamente también lo debe hacer la estrategia con la cultura y el equipo.

Este nuevo foco moldea las estructuras organizacionales para encontrar el mejor beneficio entre las relaciones humanas con las máquinas. Por ejemplo, 1.300 ejecutivos de áreas de recursos humanos o talento, según la encuesta The future of HR, se encuentran formando y transformando su fuerza laboral, personas y funciones de acuerdo con sus necesidades en un corto o mediano plazo.

En un contexto en el que lo digital crece exponencialmente y la tecnología está omnipresente surgen interrogantes encaminados a cómo debe gestionarse la nueva cultura de trabajo que priorice al empleado y al desarrollo de nuevos roles.

La clave para este inicio digital está en repensar los procesos internos: proyectos planeados a largo plazo, actividades sin estrategia o falta de cocreación entre los equipos, para darle pie a mediciones a través de datos, planeaciones a corto plazo, programas que estén sobre la base del ensayo y error para iterar y, en caso de que no funcione, reducir dinero y tiempo.

Otro factor dentro de este proceso de transformación es la infraestructura tecnológica, porque esta debe conectar el talento y darles más eficiencia a través de herramientas digitales como chatbox, plataformas abiertas o personalizadas, sistemas de control y microservicios.

¿Qué elementos tener en cuenta en el proceso de transformación?

  • Liderazgo: el éxito de una empresa en un entorno digital no depende solo del nivel tecnológico de la compañía, sino de la capacidad para que sus directivos y líderes impulsen los cambios. En este caso, estilos gerenciales ágiles, la implementación de nuevas fuentes de ingreso y oportunidades que gestionen la adaptación, son claves.
  • Modelo de negocio: transformar la cultura empresarial también requiere que las empresas estén dispuestas a analizar su propuesta de valor, segmentación de clientes, creación de valor con alianzas o la captura de valor, en términos de costos y fuentes de ingreso.
  • Cultura: la tecnología está permeada por la cultura y el contexto organizacional. Esto puede facilitar la transformación tecnológica o complicarla. El primer paso es adoptar metodologías ágiles, impulsar la cultura de la innovación y tener como aliado a la tecnología.

¿Cómo implementar una cultura digital en las organizaciones?

Su implementación debe realizarse diseñando experiencias de empleado con propósito para alinear la estrategia desde diferentes niveles:


1. Líderes

Son quienes deben poner en marcha el proceso de transformación tecnológica dentro de la cultura de las empresas. A través de estrategias, herramientas y liderazgo podrán darle al equipo mayores resultados.


2. Equipos

La digitalización de las empresas debe adecuarse a las necesidades de los equipos y facilitarles herramientas que agilicen su trabajo, entre ellas, la automatización de procesos y las competencias digitales en gestión de e-commerceciberseguridad, atención al cliente online, experiencia de usuario desde los canales en línea, marketplace y gestión de datos e información.


3. Entorno

Cada área o equipo debe cocrear y comunicarse entre sí, con el fin de propiciar espacios dentro de la compañía encaminados a la innovación que permitan perder el miedo al cambio.

Por último, es importante tener en cuenta que la transformación tecnológica debe ser progresiva y debe ir de la mano de una cultura organizacional que propicie modelos de innovación, gestión del conocimiento, interacción entre equipos interdisciplinarios y utilizar tecnologías como el big data, la computación en la nube o la inteligencia artificial.