El Documento Soporte es un comprobante que emite el comprador para respaldar las adquisiciones de bienes o servicios realizados a proveedores que no están obligados a expedir factura electrónica. Este documento cumple la misma función que una factura, pero es generado por el adquirente y no por el proveedor.
¿Por qué es importante el documento soporte?
- Aceptación fiscal: permite la deducción de costos en la declaración de renta.
- Control de gastos: facilita el seguimiento de tus compras y gastos.
- Cumplimiento tributario: te mantiene al día con las obligaciones fiscales de la DIAN.
¿Quiénes deben emitir documento soporte?
El Documento Soporte debe ser emitido por el comprador del bien o servicio, es decir, por la empresa o persona natural que realiza la adquisición.
Requisitos para generarlo
- Estar denominado expresamente como “Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”
- Indicar fecha de generación del documento
- Indicar nombre, apellido, razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio
- Indicar nombre, apellido, razón social y número de identificación o NIT del adquiriente de los bienes o servicios
- Indicar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documentos soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la DIAN
- Describir específicamente el bien o servicio prestado
- Detallar valor total de la operación
- Incluir firma del emisor del documento soporte
- Incluir el CUDS (Código Único de Documento Soporte)
¿Cómo generarlo?
La DIAN, indica qué el Documento Soporte debe generarse por cada una de las operaciones en las que se adquiera bienes o servicios a sujetos no obligados a expedir factura electrónica o, también se permite generar un solo documento soporte semanal por compras realizadas al mismo proveedor; se deja a elección según facilidad y necesidad.
El comprador debe generar el Documento Soporte y enviarlo para validación de la DIAN a más tardar el último día hábil de semana en la que se efectuó la compra. Si hay inconvenientes tecnológicos que impidan el envío de este, el comprador tiene hasta 48 horas a partir del día siguiente que se supere la falla técnica para compartir la información.
Diferencia entre Documento Soporte y Factura Electrónica
El Documento Soporte es emitido por el comprador para respaldar compras a proveedores no obligados a facturar, mientras que la factura electrónica es emitida por el vendedor y es obligatoria para ciertos tipos de transacciones.